Freelance Administratief vacatures in 9100 Sint-Niklaas

Maak kennis met Signpost, de ICT-partner voor het onderwijs.

Signpost is een snelgroeiende technologieonderneming die zich richt op de digitalisering van de Europese onderwijssector. Met ruim 400 medewerkers leveren we hardware, software, connectiviteit, digitale content en opleidingen aan studenten, leerkrachten, docenten en scholen in verschillende Europese landen.

Binnen Academic Hardware focussen we op de aankoop, voorbereiding, levering en ondersteuning van laptops, Chromebooks en aanverwante ICT-oplossingen voor scholen. Onze toestellen worden geleverd met een uitgebreide service- en garantieaanpak, waardoor hardware, logistiek, dienstverlening en klantgerichtheid sterk met elkaar verbonden zijn.

Voor het bidteam BE/NL zoeken we een ervaren Freelance Bidmanager die ons flexibel kan versterken bij openbare aanbestedingen en complexe offerteprocessen. We zoeken geen extra vaste FTE, maar schaalbare freelance capaciteit die kan worden opgeschaald in drukke tenderperiodes en afgeschaald wanneer de workload lager ligt.

Jouw opdracht als Freelance Bidmanager

Als Freelance Bidmanager neem je een actieve rol op in het volledige bidproces: van eerste kwalificatie en bestekanalyse tot dossieropbouw, interne coördinatie, kwaliteitscontrole en indiening. Je werkt nauw samen met het Bid Office, Sales, Operations, Product, Finance/Pricing en andere interne stakeholders.

• Je analyseert aanbestedingsdocumenten, bestekken, selectieleidraden, Q&A’s, addenda en bijlagen en vertaalt deze naar een helder actieplan.
• Je brengt deadlines, indieningsvereisten, risico’s, red flags, gunningscriteria, technische vereisten en administratieve verplichtingen overzichtelijk in kaart.
• Je ondersteunt of trekt dossiers van A tot Z, afhankelijk van workload, complexiteit en beschikbare capaciteit binnen het bidteam.
• Je coördineert input van interne stakeholders en bewaakt timing, kwaliteit en volledigheid.
• Je werkt mee aan bid/no-bid afwegingen, commerciële strategie, positionering, pricingvoorbereiding en de vertaling van onze meerwaarde naar sterke tenderteksten.
• Je schrijft, structureert, redigeert en controleert kwalitatieve Nederlandstalige tenderteksten, met aandacht voor overtuigingskracht, compliance en consistentie.
• Je werkt met Word- en Excelbestanden zoals invulformulieren, prijstabellen, matrices, overzichten, templates en controlelijsten.
• Je bewaakt de indiening via tenderplatformen en zorgt voor een correcte overdracht naar Sales en Operations bij gunning of verdere opvolging.
• Je draagt waar nuttig bij aan procesverbetering, tenderlibrary, standaardteksten, templates en lessons learned.

Inzet en samenwerking

De opdracht wordt flexibel georganiseerd in functie van de tenderkalender. Als richtlijn denken we aan een gemiddelde inzet van ongeveer 2 dagen per week, met mogelijkheid tot opschaling in drukke periodes en afschaling wanneer de workload lager ligt. De concrete planning wordt periodiek afgestemd, bijvoorbeeld maandelijks rond de 15de voor de daaropvolgende maand of tweewekelijks wanneer de tenderpipeline dat vereist.

De samenwerking verloopt hybride. Veel werkzaamheden kunnen remote gebeuren, maar aanwezigheid in Lokeren kan nodig zijn voor kick-offs, afstemming met stakeholders, complexe dossiers of teamoverleg. Flexibiliteit werkt in beide richtingen: Signpost stemt de inzet af op de workload, en de freelancer denkt actief mee in functie van prioriteiten en deadlines.

Wat bieden wij?

• Een freelance opdracht met strategische impact binnen een groeiende Europese ICT-speler in de onderwijssector.
• Afwisselende dossiers in België en Nederland, met focus op publieke aanbestedingen, hardware, service en onderwijsdigitalisering.
• Samenwerking met een ervaren bidteam en directe betrokkenheid bij commerciële en operationele stakeholders.
• Een flexibel inzetmodel waarbij capaciteit wordt afgestemd op de tenderkalender.
• Een marktconforme freelance fee in lijn met ervaring, beschikbaarheid en verantwoordelijkheden.

Interesse?

Ben je een ervaren freelance bidmanager die snel waarde kan leveren, complexe aanbestedingsinformatie scherp kan analyseren en energie haalt uit het winnen van dossiers? Dan maken we graag kennis met jou.