Evolution professionnelle

Tout ce qu'il faut savoir sur le télétravail

April 24, 2020

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Face à la propagation du COVID-19, le gouvernement a demandé aux entreprises qui le peuvent de permettre à leurs employés de travailler depuis chez eux. En ces circonstances exceptionnelles, le télétravail peut s’avérer difficile, particulièrement en matière de productivité, de communication et de motivation.

Dans cet article, nous évoquerons les meilleures pratiques de télétravail, afin de rester motivé, productif et en bonne santé.

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Rester productif quand on travaille à distance

Le télétravail a de nombreux avantages, mais il peut aussi nuire à la concentration. Entre les courses, le ménage, la famille ou les colocataires, la télévision, les réseaux sociaux et les animaux de compagnie, il est facile de se laisser distraire. Voici quelques conseils pour éviter les distractions et stimuler votre productivité lorsque vous travaillez à domicile :

1. Habillez-vous pour le travail

Il peut être tentant de se glisser hors du lit et d’allumer son ordinateur portable en pyjama. Si vous êtes en tenue de nuit, cela risque d’être beaucoup plus difficile de mettre votre cerveau en condition pour travailler. Essayez de maintenir votre routine matinale habituelle pour poser des limites entre le travail et la vie à la maison.

Pour stimuler votre productivité, vous pouvez essayer de remplacer votre trajet matinal par une autre activité, comme une brève sortie autour de votre domicile, une séance de gymnastique à la maison ou de la méditation. Ensuite, habillez-vous, et préparez-vous à entamer la journée avec un petit-déjeuner équilibré. Le fait de vous habiller pour les tâches qui vous attendent vous motivera davantage, et vous permettra d’être prêt en cas de réunions vidéo inattendues.

2. Définissez un calendrier et suivez-le

Il est important de séparer vos heures de travail de votre temps personnel à la maison. Par souci de transparence, précisez vos horaires de télétravail à votre responsable et indiquez sur votre calendrier à quel moment vous êtes disponible.

Voici quelques conseils de gestion du temps pour optimiser votre productivité au quotidien :

  • Chaque jour, commencez par définir les tâches à accomplir pour progresser vers vos objectifs, ce jour-là et tout au long de la semaine
  • Classez vos tâches par ordre de priorité en estimant la durée, la complexité et l’importance de chacune d’elles
  • Informez régulièrement votre responsable et les autres membres de votre équipe de votre progression, à des intervalles définis ensemble
  • Faites des pauses régulières pour vous étirer, vous aérer à la fenêtre et reposer votre cerveau

Ne pas faire de pauses régulières nuit à notre santé et à notre productivité. Le cerveau est comme n’importe quel autre muscle : il a besoin de repos. Ces pauses peuvent prendre des forme diverses, comme par exemple :

  • Faire de la méditation
  • Lire un chapitre d’un livre
  • Écouter un podcast
  • Faire un peu de yoga
  • Effectuer une promenade courte, dans le respect des règles de confinement en vigueur

3. Créer un espace de travail

Dans la mesure du possible, il est préférable d’avoir un espace de votre logement réservé au travail. Cela vous aidera à séparer vos activités domestiques et professionnelles, et à accroître votre productivité lorsque vous travaillez dans l’espace qui vous est réservé. Prévenez vos amis, votre famille ou vos colocataires que vous n’êtes pas disponible pendant vos heures de travail, même si vous êtes à la maison.

La technologie vidéo est également un outil très utile lorsque vous travaillez à distance. Elle nous aide à rester connectés même lorsque nous sommes très éloignés les uns des autres. Voici quelques conseils pour optimiser vos réunions vidéo :

  • Testez le micro, les haut-parleurs et la caméra de votre ordinateur avant les réunions importantes pour vous assurer qu’ils fonctionnent.
  • Prêtez attention à votre environnement durant les réunions et déplacez-vous vers un endroit d’apparence plus professionnelle si nécessaire.
  • Utilisez autant que possible la vidéo. Garder votre caméra allumée permet d’améliorer la compréhension et la communication.

4. Attention au burn-out

La fusion de l’espace de travail et de l’espace domestique peut brouiller les limites et conduire à des situations de rupture. Accordez-vous sur vos objectifs avec votre responsable et votre équipe afin de moins vous focaliser sur la quantité de travail et davantage sur les résultats obtenus.

Si vous vous sentez toujours surmené, mettez en place des rituels de début et de fin de travail, des moments où vous êtes obligé de bouger (comme une séance de yoga ou de sport à la maison) et des pauses détente. Par exemple, essayez la méthode Pomodoro en vous concentrant pendant 25 minutes, puis en prenant une pause obligatoire de 5 minutes. Voici d’autres moyens de créer des limites entre le temps de travail et la maison :

  • Éteignez votre ordinateur à la fin de la journée.
  • Évitez d’ouvrir votre boîte mail ou votre messagerie après avoir décidé de vous déconnecter.
  • Identifiez une activité qui commence à peu près au moment où vous devez vous déconnecter, comme un cours de sport en ligne ou un rendez-vous téléphonique avec un ami.

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Communiquer à distance avec vos collègues

Lorsque l’on travaille à domicile, les échanges peuvent être plus compliqués. En effet, vous ne pouvez pas vous appuyer sur les discussions informelles, le langage corporel et les expressions faciales pour créer de la proximité. Pour maintenir une communication saine avec vos collègues lorsque vous travaillez à distance, voici quelques points à garder à l’esprit :

1. Prévoyez des débriefings quotidiens ou hebdomadaires

Dans les entreprises de développement logiciel, des débriefings quotidiens sont organisés avec l'ensemble de l’équipe. Ils permettent de suivre les progrès réalisés et d'identifier les différents points de blocage. Habituellement lors de ces débriefings, chaque membre de l’équipe prépare une réponse aux questions suivantes :

  • Sur quoi ai-je travaillé hier ?
  • Sur quoi est-ce que je travaille aujourd’hui ?
  • Quels problèmes m’empêchent d’avancer ?

Le fait de partager au quotidien les réussites et objectifs individuels permet à l’ensemble de l’équipe de conserver son enthousiasme vis-à-vis de ce qu’elle apporte à l’entreprise.

2. Faites de la messagerie instantanée d'entreprise votre « bureau principal »

De nombreuses équipes et entreprises utilisent une messagerie professionnelle à la fois pour maintenir un contact personnel et échanger sur des sujets liés au travail. Vous pouvez envisager de créer des canaux conviviaux où les gens peuvent échanger des informations sur des sujets non professionnels tels que la cuisine, le sport ou les animaux de compagnie. Vous avez également intérêt à utiliser la messagerie de façon régulière pour échanger le plus souvent possible sur les objectifs clés et leur avancée.

3. Combattre les problèmes de communication

Communiquer à distance peut entraîner des quiproquos et des malentendus. Cela est dû en partie au fait que la richesse et la complexité de la communication en face à face (y compris le langage corporel et les expressions faciales) ont tendance à disparaître à l’écrit.

Si vous remarquez que les échanges sont trop nombreux ou qu’un ton négatif s’installe, considérez que c’est le moment d’avoir recours au téléphone ou à la vidéo. Si vous vous sentez agressé ou contrarié par un message, rappelez-vous que nous avons tendance à percevoir comme négatifs des messages neutres. En cas de doute, parlez-en. Posez des questions pour comprendre les intentions de votre collègue.

4. Maintenir l’esprit d’équipe

En télétravail, il est plus important que jamais de créer des espaces pour interagir avec vos collègues, au-delà des projets et des mises à jour de statut. Le travail à distance peut engendrer un sentiment de solitude qui peut prendre certaines personnes au dépourvu. Voici quelques moyens de créer des liens lorsque vous travaillez à domicile :

  • Utilisez la messagerie instantanée comme si c’était un lieu de sociabilisation
  • Organisez une discussion vidéo facultative à l’heure du déjeuner pour discuter de sujets amusants, tels qu’un livre que vous choisissez de lire tous ensemble ou votre plus belle réussite culinaire
  • Le team building virtuel peut aider à compenser les précieuses formes de communication en personne qui manquent au télétravail

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Gérer une équipe à distance

Superviser une équipe à distance peut présenter un certain nombre de difficultés, surtout s’il s’agit d’un phénomène nouveau pour vous ou votre équipe. La planification, la communication et la définition des objectifs peuvent aider à préserver la satisfaction et la productivité.

Voici quelques conseils pour gérer une équipe à distance :

1. Transmettez des objectifs clairs

Prenez un moment pour organiser le planning. Que devez-vous réaliser ? À quelle date ? Et avez-vous intérêt à modifier votre planning et vos objectifs trimestriels initiaux ? Faites un compte-rendu pour pouvoir en discuter avec votre équipe. Vous éviterez ainsi les malentendus au moment de créer le document qui servira de source d’informations. Vous pouvez également partager le document avec les différents intervenants et les autres équipes avec lesquelles vous collaborez.

Prévoyez une réunion d’équipe pour discuter de toute nouvelle attente et des changements intervenus, le cas échéant, avec le télétravail. Mentionnez dans votre agenda :

  • Les responsabilités et l’attribution des objectifs
  • La fréquence des comptes-rendus et la forme sous laquelle ils sont attendus (document écrit, visioconférence, enregistrement, débriefing)
  • Les normes de communication (technologie à utiliser pour chaque type de message, temps de réponse prévu, temps de repos, etc.)

2. Gardez-vous du temps pour le management individuel

Les entretiens individuels avec les membres de votre équipe vous permettent de vous assurer que tout le monde travaille vers le(s) même(s) objectif(s), que le travail accompli est le bon, et qu’il n’y a pas de problème de bien-être ou d’implication au sein de votre équipe.

Des points réguliers permettent d’éviter que les problèmes s’enveniment, d’obtenir un retour d’information immédiat et d’encourager une communication ouverte. Le temps consacré aux entretiens individuels avec les membres de votre équipe est encore plus crucial et important lorsque vous gérez une équipe de manière virtuelle. Essayez d’allouer entre 30 minutes et une heure à chacun de vos subordonnés directs pour un entretien individuel chaque semaine.

Tirer le meilleur parti des entretiens individuels

De nombreux facteurs contribuent à définir l’organisation de vos réunions pour en assurer le succès, tels que les besoins émotionnels des personnes que vous dirigez, vos relations et le niveau d’expérience de l’employé. Le plus important dans un entretien individuel est de créer un espace où les gens se sentent à l’aise pour évoquer leurs questions et leurs préoccupations. Ces réunions sont destinées avant tout à l’employé et sa participation est essentielle.

Conseil : planifiez vos entretiens dans un agenda partagé. Cela vous aidera à fournir un contexte avant la réunion et permettra également aux deux parties de se sentir responsables de la réunion. Estimez la durée des sujets que vous savez devoir aborder.

Au vu de l’évolution constante de l’actualité liée au COVID-19 et du manque d’habitude du télétravail pour certains, votre équipe peut se sentir désemparée ou anxieuse. L’une des prérogatives d’un responsable est de veiller à ce que son équipe se sente soutenue et informée à tout moment.

Commencez votre entretien individuel par une question ouverte. Cela permet d’évoquer les sujets les plus importants et les plus présents à l’esprit de vos interlocuteurs. Voici quelques questions que vous pourriez poser :

  • Comment te sens-tu ?
  • Qu’est-ce qui te préoccupe ?
  • Tes priorités te paraissent-elles claires ?
  • Te sens-tu assez tenu au courant ?
  • Te sens-tu isolé du reste de l’équipe ?
  • Qu’est-ce qui te satisfait le plus ?
  • Qu’est-ce qui t’inquiète le plus ?
  • Comment puis-je t’aider ?

Une fois que vous aurez bien écouté leurs réponses, attachez-vous à les aider à trouver des solutions. Découvrez ce qui les enthousiasme, et comment vous pouvez les aider à travailler le mieux possible.

3. Donnez souvent votre avis

Lorsque les employés ont l’habitude de travailler dans un environnement de bureau où ils reçoivent quotidiennement des retours, le silence du télétravail peut être une source d’incertitude ou de confusion. Il est facile d’imaginer le pire au sujet de votre travail quand on n’a pas de nouvelles rassurantes. Des retours réguliers aident les employés à savoir où ils en sont, met tout le monde sur la même longueur d’onde et réduit les risques de surprise et de désaccord lors d’une réunion plus formelle.

4. Partagez des informations pertinentes de manière rapide, inclusive et organisée

Tenez les employés au courant en partageant largement les informations avec tous les membres de l’équipe au moment voulu. Votre leadership est nécessaire pour partager les informations pertinentes que vous devez transmettre à votre équipe. Prenez le temps de comprendre le contenu du message, la raison de son envoi, et ce qui est demandé à votre équipe.

Choisissez le bon support ou une combinaison de supports en fonction du message et de ses implications. Certains messages nécessiteront un e‑mail suivi d’une réunion d’équipe. Lorsque vous travaillez à distance, il vaut mieux communiquer trop que pas assez, surtout au début. Parfois (et en fonction de votre style de communication), vous pouvez remplacer un long e‑mail par une vidéo.

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