De meeste werkenden voeren weleens videogesprekken. Misschien heeft u er net zelfs wel een gehad. Het aantal deelnemers aan videogesprekken liep in slechts een paar maanden op tot maar liefst 300 miljoen per dag.
Simpel gezegd: videogesprekken zijn onderdeel geworden van ons werk, of u nu dagelijks incheckt met uw team of de technologie gebruikt om sollicitatiegesprekken te stroomlijnen. Waar u ze ook voor gebruikt, u wilt er altijd voor zorgen dat videogesprekken interessant, effectief en interactief zijn. En dat de sfeer hetzelfde is als tijdens een vergadering waarbij u elkaar in het echt ziet. Toch benutten we dit platform niet altijd optimaal, al werken we al meer dan een jaar thuis.
Videogesprekken worden vaak gezien als een goed alternatief voor telefoongesprekken, maar de overdaad aan schermen, beelden, gezichten en stemmen kan vermoeiend werken. Hier volgen zeven praktische (en verrassend eenvoudige) vragen die u uzelf kunt stellen om uw videogesprekken prettiger en minder vermoeiend te maken:
1. Heb ik wel beeld nodig?
De eerste vraag die u uzelf moet stellen als u een vergadering houdt, is of het echt nodig is om elkaar op beeld te zien. Ik zie het vaak gebeuren: we ontdekken iets nieuws en willen dat vanaf dat moment constant gebruiken.
Net als voor elke andere vorm van communicatie geldt echter dat videobellen niet altijd de optimale keuze is voor elke situatie. We weten bijvoorbeeld allemaal wel dat e-mail niet altijd de beste oplossing is, maar ook nog even snel videovergaderen om half zes vrijdagmiddag is waarschijnlijk niet de beste manier om te communiceren. Houd rekening met de planning en mentale energie van mensen en onthoud dat vermoeidheid en stress tijdens een videogesprek vaak onterecht kunnen worden aangezien voor ongeduld. Heeft u een gesprek gepland met slechts één of twee anderen? Doe dat dan telefonisch en geef uw collega’s een break.
2. Werkt de apparatuur goed?
Als u toch echt moet videovergaderen zorg dan dat er geen technische problemen zijn. In een recente enquête onder professionals gaf 28% aan dat ze zich hier het meest aan ergeren tijdens videogesprekken.
Als de wifiverbinding slecht is, kunt u daar misschien niet zo veel aan doen, maar er zijn genoeg dingen die u wél zelf in de hand heeft. Controleer van tevoren of uw apparatuur goed werkt. Doet de webcam het? Zijn uw oortjes opgeladen? Zitten er geen kabels los en is alles aangesloten? Met een paar eenvoudige checks kunt u iedereen een hoop irritatie besparen.
3. Bent u klaar om uw scherm te delen?
Een van de ongemakkelijkste momenten tijdens een videovergadering, is als de presentator zijn scherm deelt en er een persoonlijke e-mail of een winkelwagentje in beeld komt. Oefen dus van tevoren met het delen van uw scherm. Zorg dat de benodigde documenten en bronnen netjes zijn en klaarstaan voor gebruik.
Schakel meldingen uit en ruim ook meteen uw browser op zodat deelnemers niet eindeloos veel tabbladen en pop-ups zien. Als u klaar bent, vergeet dan niet het delen van uw scherm uit te zetten.
4. Hoe ziet uw ‘kantoor’ eruit?
Denk na over de opstelling van uw thuiswerkplek. Maak een selfie om te zien wat de anderen zien als ze met u in gesprek zijn. Een boekenkast vol boeken en voorwerpen kan bijvoorbeeld flink afleiden. Probeer dan een andere hoek.
Kies een zo neutraal en rustig mogelijke achtergrond. Video zorgt vaak voor een vlakker perspectief, waardoor niet alleen uw gezicht opvalt, maar ook alles om u heen. Ruim uw omgeving dus zo veel mogelijk op. Op zoek naar inspiratie voor te gekke virtuele kantoren (en voorbeelden van enorme missers)? Kijk dan eens op Roomrater. Richt uw eigen achtergrond vervolgens naar wens in.
5. Hoe ziet uw virtuele achtergrond eruit (als u die gebruikt)?
Virtuele achtergronden werden al snel populair en u kunt vergaderen hiermee ook ietsje leuker maken. Toch zijn niet alle achtergronden even gepast. Kies een achtergrond die geschikt is voor de gelegenheid en die niet afleidend of aanstootgevend is.
Als u een overleg plant waarin u teams vraagt over te werken, is dat niet het moment om een paradijselijk eiland in te stellen als virtuele achtergrond. En heeft u geen greenscreen? Stel dan geen drukke, kleurrijke achtergrond in, want dan lopen uw hoofd en de achtergrond in elkaar over.
6. Wat heeft u aan?
Herinnert u zich die verslaggever zonder broek nog, die dacht dat het voldoende was om een overhemd en stropdas te dragen, maar die per ongeluk iedereen zijn ondergoed liet zien? Bij het kiezen van een outfit voor uw videogesprek, gelden er een paar basisregels. Natuurlijk kunt u uw pyjamabroek aanhouden als u thuiswerkt, maar zorg er dan wel voor dat niemand die ziet. U kunt voor de grap natuurlijk wel een keer afspreken om met uw hele team in pyjama te vergaderen!
Draag geen kleding met felgekleurde strepen, want die kunnen het beeld laten dansen. Zit u voor een helderwitte muur? Draag dan geen helderwit shirt of overhemd, want dan lijkt het net of uw hoofd zweeft. Draag ook geen gekreukte tops of T-shirts. Zorg ervoor dat uw haar netjes zit en ga voor ‘business casual’ in plaats van een slonzige thuiswerkoutfit. Visuele aspecten spelen een belangrijke rol tijdens videogesprekken, dus houd hier rekening mee.
7. Wat voor lichtbron gebruikt u?
Tot slot, maar zeker niet onbelangrijk: belichting. Als u met uw rug naar een raam zit, krijgt u tegenlicht. Uw gezicht wordt dan te donker en minder goed zichtbaar. Dat is niet prettig voor de personen met wie u het gesprek voert. Vaak is het ook niet handig om recht voor een raam te gaan zitten, want te fel licht kan u bleek maken.
Ga zo zitten dat u het natuurlijke licht benut, maar gebruik ook een lamp voor optimale belichting. Zet bijvoorbeeld een tafellamp in de buurt, maar niet achter u. U kunt ook een plafondlamp aanzetten, maar zorg ervoor dat die niet te fel is of dat u er recht onder zit. Anders krijgt u te sterke schaduwen, vooral onder uw ogen. Vermijd fluorescerend licht, want daardoor gaat u er bleek uitzien. Test de belichting van tevoren om te kijken wat het beste werkt.
Al die videogesprekken van de afgelopen tijd hebben ons geleerd dat het belangrijk is om wat aandacht te besteden aan ons uiterlijk en de achtergrond. We kunnen de apparatuur wel de schuld geven als er iets misgaat, maar uiteindelijk zijn wij zelf degenen die de apparatuur gebruiken.
We zijn nu ongeveer een jaar verder, maar het is nooit te laat om te leren hoe we onze video-omgeving kunnen optimaliseren voor nog betere resultaten. Videogesprekken zijn een blijvertje. Zelfs als we straks weer naar kantoor mogen, is de kans groot dat we video nog steeds zullen gebruiken om met teams en collega’s op afstand te vergaderen. De geest is uit de fles, dus laten we er dan maar voor zorgen dat die er zo goed mogelijk uitziet.
Auteur: Meghan M. Biro is een internationaal erkende analist, auteur, spreker en brand strategist. Ze is de oprichter van TalentCulture en de drijvende kracht achter #WorkTrends, een populaire wekelijkse Twitter-chat en podcast. Tijdens haar carrière heeft ze zich beziggehouden met rekrutering, talentmanagement, digitale media en merkstrategieën voor honderden bedrijven, van start-ups tot internationale merken zoals Microsoft, IBM en Google. Ze is ook lid van adviesraden voor vooraanstaande merken op het gebied van hr-technologie. Meghan snuffelt regelmatig rond op Forbes, SHRM en verschillende andere kanalen. Volg haar op Twitter en Instagram.
De standpunten en meningen in dit bericht behoren toe aan de auteur en komen niet per se overeen met het officiële beleid of standpunt van Indeed.
