Een positieve werkomgeving die motiveert en inspireert: met deze 5 tips maak je het verschil

Dat onze werkomgeving een belangrijke invloed heeft op hoe we ons voelen en op onze productiviteit, beseft iedereen, zeker sinds de coronapandemie. Als werkgever kun je deze kennis inzetten om een zo aangenaam mogelijke werkomgeving te creëren voor je werknemers. In dit artikel bespreken we waarmee je rekening moet houden als je een werkplek wil creëren waar werknemers zich gemotiveerd en gelukkig voelen.

5 tips voor een aangenamere werkomgeving

Hoe weet je als bedrijfsleider waar je moet beginnen als je een aangename werkomgeving wilt creëren? Zeker nu hybride werken niet meer weg te denken is, aarzelen veel werkgevers om grote investeringen in hun kantoorgebouwen te doen. Soms kunnen kleine ingrepen echter al een groot effect hebben. Dit zijn de vijf belangrijkste factoren die van invloed zijn op de werkbeleving van jouw medewerkers:

1)   Licht

Onze interne klok is in grote mate afgestemd op het daglicht. Niet naar buiten kunnen kijken kan daarom desoriënterend en slaapverwekkend werken. Zeker in de winter, wanneer we vaak op kantoor komen wanneer het nog donker is en weggaan wanneer de zon alweer onder is. Een kantoorruimte met grote ramen en direct zicht op de buitenwereld is daarom een goede keuze.

Als dat niet mogelijk is, zijn er ook kleinere ingrepen die toch een significant effect kunnen hebben. Zo blijkt uit onderzoek dat de ‘temperatuur’ van licht een grote invloed heeft: zacht, warm licht met een gele of oranje tint werkt ontspannend en rustgevend, terwijl koeler blauw licht net verfrissend werkt. Het kan dus lonen om koeler licht te installeren in kantoren en vergaderruimtes, en warmer licht in ontspanningsruimtes. Bovendien is dit een eenvoudige en goedkope ingreep, een win-win voor werkgevers.

2)   Lucht en temperatuur

Een studie van Harvard bevestigde wat je ongetwijfeld zelf al wist: muffe, onfrisse lucht heeft een negatief effect op het brein en maakt ons slaperig. De klassieke oplossing, een raam openzetten, is echter om allerlei redenen niet mogelijk in veel kantoren. Investeren in een goed ventilatiesysteem dat de lucht ververst, is dan essentieel. Dat kan een dure zaak lijken, maar het levert grote besparingen op in de vorm van meer productiviteit en minder ziekteverzuim.

Ook temperatuur heeft een grote impact: uit onderzoek blijkt dat 21 tot 22 graden Celsius de ideale temperatuur is voor productiviteit. Anderzijds is de perceptie van temperatuur iets dat erg kan variëren van persoon tot persoon, en zou ook het metabolisme er een rol in spelen. Hoe stel je dan iedereen tevreden als meerdere personen een kantoor delen? Je kunt bijvoorbeeld opties voorzien zodat iedere werknemer zijn eigen temperatuur kan optimaliseren, zoals bureauventilators, dekentjes of heaters. Dit is een kleine investering die laat zien dat je als werkgever begaan bent met het welzijn van je personeel.

3)   Geluid en privacy

Landschapskantoren waren lang een populaire keuze, niet in het minst omdat ze goedkoper zijn. Vandaag zijn er echter talloze studies die aantonen dat zulke landschapskantoren nefast zijn voor de productiviteit, wat de bespaarde kosten dan weer teniet doet. De grootste redenen daarvoor zijn te veel lawaai en te weinig privacy. Als het brein constant externe prikkels moet verwerken, wordt focussen op een taak veel moeilijker en worden we bovendien sneller moe. Maar hoe los je dat op als je wel met een landschapskantoor zit en daar op korte termijn niets aan kunt veranderen?

Een mengeling van goede afspraken en kleine ingrepen kan in dit geval een behoorlijk effect hebben. Zo kun je bijvoorbeeld aparte ruimtes voorzien voor telefoongesprekken en videoconferenties. Je kunt oude toetsenborden vervangen door moderne versies die minder geluid maken, en geluiddempende koptelefoons aankopen. Tot slot kun je mobiele scheidingswanden tussen bureaus plaatsen voor meer privacy. Werknemers die niet gestoord willen worden, kunnen dit bijvoorbeeld met een sticker aangeven. Hierdoor is het voor iedereen duidelijk wanneer ze wel of geen interactie willen met hun collega’s. 

4)   Ergonomie

Mensen met kantoorjobs ondervinden vaak klachten die te maken hebben met onze moderne vormen van werken en technologie: muisarm, tabletnek, smartphonepols, enzovoort. Het zijn allemaal aandoeningen die voorkomen kunnen worden met preventie en een ergonomische werkplek. Op het vlak van ergonomie is vooral aanpasbaarheid van belang: schermen, bureaus en stoelen die op alle mogelijke manieren kunnen worden verhoogd, verlaagd en gedraaid, zodat ze voor iedere werknemer op de beste manier kunnen worden geconfigureerd.

Je personeel informeren en gezonde gewoontes aanmoedigen is daarbij ook van belang. Uit studies blijkt dat lang zitten ongezond is en beter vermeden wordt. Moedig je werknemers daarom actief aan om geregeld pauzes te nemen waarbij ze even opstaan en rondwandelen. Heb je wat extra budget over, dan kun je overwegen om te investeren in zit- of stabureaus, zodat werknemers in verschillende posities kunnen werken. Vaak van positie wisselen is trouwens gezonder dan de hele dag in een ‘perfecte’ houding zitten. Ruimtes voorzien met gedeelde sofa’s, zitballen of stabureaus draagt bij tot een ergonomische werkomgeving.

5)   Lunch en ontspanning

Niemand kan acht uur aan één stuk door geconcentreerd werken: iedereen heeft nood aan pauzes en ontspanning. Een lawaaierige cafetaria met neonlicht heeft op veel mensen echter het omgekeerde effect. Zorg daarom voor lunch- en pauzemogelijkheden die echt beantwoorden aan wat je werknemers nodig hebben. Daarbij is het zinvol om ook rekening te houden met wat er in de buurt van je kantoor beschikbaar is. Midden in de stad hebben werknemers tal van opties voor lunch, maar als je werkplek meer afgelegen ligt, is het een goed idee om zelf voldoende keuze te voorzien.

Houd daarbij rekening met wat je werknemers zelf willen. Bied hun de mogelijkheid om feedback te geven op je huidige aanbod, en ga ook actief aan de slag met die feedback. Van meer vegetarische opties in de cafetaria tot lekkere koffie, van een stille ruimte om even tot rust te komen tot een pingpongtafel om zich uit te leven. Relatief kleine en goedkope ingrepen kunnen een groot effect hebben op het welzijn, de motivatie en de productiviteit van je werknemers. Het moet ook niet meteen perfect zijn: een actief beleid en transparante communicatie doen al veel om je personeel te laten zien dat je het beste met hen voor hebt.