Videobellen vervelend? Maar neen! 5 best practices om vlot digitaal te vergaderen

“Kun je me zien?” “Je staat nog op mute.” “Momentje, mijn kind roept.” Online videobellen was handig, al leverde het ook heel wat hilarische situaties op, evenals weerstand, onnodige vertraging en misverstanden. Op afstand leidinggeven en ‘de neuzen dezelfde kant op krijgen’ blijkt in de praktijk lang niet altijd zo eenvoudig.

Hoe kun je er als werkgever voor zorgen dat – nu remote werken een feit is – alle medewerkers binnen jouw organisatie zo optimaal mogelijk met elkaar kunnen overleggen? We vroegen het aan onze klanten. In dit artikel geven we hun top 5 best practices voor efficiënt videobellen.

1. Videobellen als strategische investering en waarborg op privacy

In maart 2020 was er als gevolg van de coronamaatregelen in Europa, het Verenigd Koninkrijk en de VS een recordaantal van 62 miljoen downloads van videoconferentietools. Onderzoek daarom goed met welke tool je wilt werken. Gebruiksgemak is belangrijk, maar ook veiligheid en privacy zijn belangrijke factoren bij de keuze van jouw online communicatietechnologie. Denk maar aan de veiligheidslekken bij Zoom die tijdens de pandemie ontdekt werden. ICT-magazine Data News gaf bij de opkomst van het thuiswerken 6 tips voor een veilig verloop. Neem deze zeker eens door, zodat je niet voor onaangename verrassingen komt te staan.

Gezien het grote aantal uren dat we besteden aan videomeetings, is het duidelijk dat organisaties heldere richtlijnen en procedures moeten inrichten over hoe meetings worden gepland, georganiseerd, uitgevoerd en gearchiveerd. 

Denk hierbij aan zaken als:

1. Hoe waarborg je dat alleen genodigden aan de meeting kunnen deelnemen?
2. Hoe kunnen deelnemers officiële uitnodigingen herkennen en voorkomen dat ze klikken op phishing-links? 
3. Mag een meeting opgenomen en aan derden gedeeld worden?
4. Update tijdig je software voor videoconferencing.
5. Plan vertrouwelijke gesprekken zoveel mogelijk offline.

2.  Organiseer een videoconferencing training of bied richtlijnen aan

Al doende leert men - al is het natuurlijk aangenaam als zaken al van bij het begin zo goed mogelijk lopen. Misschien lijkt het vanzelfsprekend als je het zelf al een tijdje doet, maar voor anderen is dat lang niet altijd het geval. Stel daarom een aantal richtlijnen op, verzamel tips en maak een korte instructie met gedragsregels.  

Bijvoorbeeld: 

• Bereid je net zo goed voor als voor een face-to-facegesprek.
• Zorg dat je er representatief uitziet.
• Check of je microfoon aanstaat en welk beeld zichtbaar is via jouw camera. 
• Focus je uitsluitend op het overleg en doe geen andere dingen. Check tussendoor bijvoorbeeld geen mails of social media. 
• Hanteer ‘etherdiscipline’. Laat anderen uitspreken en onderbreek hen niet. Zo hou je alles voor iedereen verstaanbaar, voorkom je chaos en leid je de spreker niet af.
• Let op welke andere informatie zichtbaar is als je jouw scherm met anderen deelt.
• Sluit na afloop van het overleg de tool af en bedek je camera met een webcam-cover.

3. Evalueer regelmatig en stuur bij waar nodig

Merk je dat vergaderingen niet vlot verlopen, medewerkers structureel meetings skippen of regelmatig niet het gewenste resultaat behaald wordt? Onderzoek wat de oorzaken zijn. Vraag medewerkers om persoonlijke feedback te geven; of vraag jouw medewerkers om een anoniem survey in te vullen, waarbij je voldoende open vragen stelt en suggesties verzamelt.

Een best practice hierbij is de Pomodoro-methode. Deze techniek uit het time management leidt tot bewezen betere resultaten én bespaart tijd. Hoe het werkt? Neem een kookwekker en zet deze op 25 minuten. Werk in deze tijd geconcentreerd aan één taak. Wanneer de wekker gaat, neem je 5 minuten rust. Daarna ga je weer 25 minuten geconcentreerd werken. Herhaal dit zo vaak je wilt. 

Hetzelfde principe kun je toepassen voor online vergaderingen. Houd tussentijds korte pauzes. Ga na 25 minuten geconcentreerd overleggen allemaal even helemaal offline, of doe iets voor jezelf. Zo sla je twee vliegen in één klap. Mensen hebben tijd om het besprokene te verwerken én ze kunnen even ontspannen, de benen strekken, koffie halen, of gewoon even bijpraten. 

4. Bedenk of je überhaupt wel moet overleggen en in welke vorm

Het is een veelgehoorde verzuchting. Urenlang videobellen is vermoeiend en zorgt voor overprikkeling. Probeer afwisseling te brengen in de middelen waarmee je communiceert. Plan niet elk overleg met een videocall, maar neem ook eens ouderwets de telefoon. Of stuur een mailtje of een WhatsApp-bericht.

Wees daarnaast zorgvuldig met het bespreken van gevoelige zaken. Zo waarschuwde de MIVD (Militaire Inlichtingen- en Veiligheidsdienst) in Nederland bijvoorbeeld voor het risico op afluisteren en spionage bij het gebruik van digitale communicatie. Maar ook op kleinere schaal ligt misbruik op de loer. 

5. Bewaak de bedrijfscultuur

Nu de wereld steeds digitaler wordt, is het meer dan ooit belangrijk om te zorgen voor een sterke, positieve bedrijfscultuur. Doe regelmatig leuke dingen samen. Bied je medewerkers bijvoorbeeld voldoende ruimte voor informele contacten. Nu we massaal thuiswerken, missen vele mensen de gezellige, ongedwongen gesprekjes aan het bureau of bij de koffieautomaat. Als werkgever kun je hierin veel betekenen. Organiseer bijvoorbeeld een virtuele borrel, waarbij iedereen even bij elkaar komt met een (zelf geregeld) hapje en een drankje. Zo heeft de communicatietool Slack een donut-app, waarmee je virtueel aan een willekeurige collega wordt gekoppeld voor een praatje. 

Videobellen als pull-factor voor kandidaten

Door de pandemie hebben we samen meer dan ooit ontdekt hoe we het thuiswerken optimaal kunnen inrichten en maximaal gebruik kunnen maken van technologie en innovatie. Kandidaten vinden het een belangrijk pluspunt bij het kiezen van een job. Bij het zoeken naar nieuwe medewerkers is het dan ook een goed idee om dit mee te nemen in het online rekruteringsproces. Kunnen jouw medewerkers hybride werken als ze dat wensen? Vermeld dit dan duidelijk in je vacatureteksten. Dat geeft je zeker een streepje voor.