En ineens moest iedereen thuiswerken ...

België heeft bewezen daadkrachtig, snel en flexibel te zijn. We omarmden nieuwe manieren van werken en communiceren, bedachten nieuwe processen, nieuwe regels en nieuw gedrag. We zochten naar een hernieuwde balans tussen werk en privé. We vonden onze weg op digitale platforms en raakten vertrouwd met online tools die we misschien wel kenden, maar nog zeker niet veelvuldig gebruikten. En het gaat ons goed af. Veel medewerkers zijn prima gewend aan de nieuwe situatie. Sterker nog, sommigen zouden het liefst altijd op deze manier blijven werken. 

Uit onderzoek van VIAS Institute - KCC blijkt dat meer dan de helft van de Belgen ook na corona voor het merendeel thuis wil blijven werken. Aan het einde van het derde kwartaal van 2021 werkte 41% van de werknemers thuis, 22% volledig en 19% deels op locatie. Het gaat dus om een aanzienlijk deel van de beroepsbevolking.

Als straks de situatie daartoe aanleiding geeft en medewerkers weer veilig op locatie kunnen werken, zullen werkgevers moeten inspelen op deze ontwikkeling. Het zou immers een gemiste kans zijn om terug te grijpen naar het oude vertrouwde ‘business as usual’. Dit is het uitgelezen moment om op zoek te gaan naar een nieuw evenwicht. Een balans die recht doet aan de wensen en verwachtingen van medewerkers en de voorkeuren van de organisatie. 

Tip 1. Koers op vernieuwing, val niet terug in de oude status quo

Stilstand is achteruitgang. De huidige situatie is de perfecte aanleiding om een strategische transformatie in gang te zetten. 

We kunnen immers niet simpelweg weer overgaan tot de orde van de dag. Dankzij COVID-19 hebben velen van ons ontdekt dat deze nieuwe manier van werken niet alleen prettig, maar ook stukken efficiënter kan zijn. Het werken tijdens de pandemie heeft de traditionele overtuigingen over hoe, wanneer en waar we het meest productief zijn behoorlijk onderuit gehaald.

Visionaire leiders zorgen dan ook dat zij in het post-corona tijdperk de nieuw ontdekte voordelen niet zonder meer overboord gooien. Zij gaan op zoek naar een optimale combinatie van ‘oud’ en ‘nieuw’.

Tip 2. Kies voor een holistische benadering

De meest effectieve manier om een duurzame werkomgeving te creëren is een holistische aanpak. 

Pas de principes van changemanagement toe en formuleer een integrale visie over uw doelstellingen. Rapporteer structureel over de resultaten, communiceer over het proces, wees beschikbaar en toegankelijk voor uw medewerkers en zorg ervoor dat iedereen op één lijn staat. 

Een stapsgewijze aanpak waarbij u zaken ad hoc afhandelt, zorgt voor verwarring en versnippering. Met een duidelijke en consistente aanpak bevordert u de onderlinge cohesie, verbondenheid en stimuleert u het vertrouwen in uw beleid.

Stel dat een manager per persoon beslissingen neemt over flexibel werken, zonder een vast proces en duidelijke criteria. Hoe goedbedoeld ook, een dergelijke werkwijze kan op collega’s overkomen als willekeur of vriendjespolitiek. Een duidelijke strategie helpt om verwachtingen te managen en beslissingen te stroomlijnen. Want natuurlijk wilt u – zeker in deze tijd – een betrokken manager zijn die oog heeft voor noodsituaties en privé-omstandigheden zoals kinderopvangproblemen, mantelzorg- en andere sociale verplichtingen.

Tip 3. Evalueer en verstevig de bedrijfscultuur

Niets blijft hetzelfde. Wanneer we straks allemaal onze werkplekken mogen terugkeren, kunnen we niet simpelweg de draad weer oppakken. Er zijn structureel dingen veranderd. We hebben aan den lijve ondervonden welke voordelen en welke nadelen thuiswerken ons heeft opgeleverd. Ongemerkt zijn we gegroeid, aangepast en veranderd. Daar kunnen werkgevers hun voordeel mee doen.

Op afstand samenwerken heeft ons als geen ander bewust gemaakt hoe belangrijk de bedrijfscultuur is. De manier van samenwerken, de gedeelde waarden en de missie van uw bedrijf, het zijn allemaal zaken die zorgen voor samenhorigheid, betrokkenheid en doelgerichtheid. Wat is uw bedrijfscultuur? Is het een authentieke afspiegeling van uw bedrijf? Welke waarden zijn kenmerkend en bepalend voor uw bedrijf?

Herkennen uw medewerkers zich in de missie, de visie, waarden en normen?

Onderzoek wat u kunt doen zodat de bedrijfscultuur en uw medewerkers elkaar continu inspireren en versterken. Wat kunt u doen om de betrokkenheid, het gevoel van veiligheid en waardering te ondersteunen? 

Tip 4. Identificeer pijnpunten en pak deze proactief aan

Welke problemen verwacht u als iedereen straks weer – geheel of gedeeltelijk – terugkeert naar de werkplek? Zijn er dingen veranderd in houding, gewoonten of verwachtingen? Wees voorbereid en ga nu al op onderzoek uit. Verzamel feedback, ervaringen en verwachtingen van medewerkers om een beter inzicht te krijgen in positieve en negatieve punten van thuiswerken versus op locatie werken. Stel open vragen, stimuleer een kritische houding, vraag door, luister naar het antwoord dat tussen de regels door klinkt. Deel de (geanonimiseerde) resultaten en bedenk met elkaar hoe u hier adequaat op kunt inspelen. Betrek uw medewerkers in het gehele proces.

Werkgevers en werknemers hebben samen alle zeilen moeten bijzetten om de plotselinge transitie naar thuiswerken goed te laten verlopen. En door de grote inzet van beide kanten is dat in het algemeen heel goed gelukt. Teken te meer dat we – ook op afstand – één team zijn. Dat we rekening houden met elkaar, we elkaar kunnen vertrouwen en dat we samen gaan voor het beste resultaat. 

Houd dit gevoel van verbondenheid en samenhorigheid vast, ook als we straks weer geleidelijk terugkeren naar de werkplek. Luister naar uw medewerkers, betrek hen in veranderingen, communiceer duidelijk en transparant en werk samen aan een werkplek waarin iedereen zich thuisvoelt.

Tip 5. Vat de koe bij de horens

De manier waarop we naar onze werkplek kijken is radicaal veranderd. We hebben ontdekt hoe we dankzij technologie en slimme voorzieningen ook van thuis prima kunnen samenwerken. We hebben aan den lijve ervaren dat we soepel kunnen overschakelen van werk naar privé en weer terug. En hoe prettig het is om af en toe heel vroeg op te staan om ongestoord te werken, voordat de hausse aan Zoom- of Teams meetings losbarst. Of ‘s middags uw kinderen te kunnen helpen met het huiswerk om vervolgens ‘s avonds uw rapport uit te werken. Werken op afstand heeft zijn uitdagingen, maar zeker ook de nodige voordelen. 

Toch kunnen velen van ons niet wachten om weer terug te komen op het werk en elkaar weer fysiek te ontmoeten. Anderen willen juist graag gedeeltelijk thuis blijven werken, ook als straks op locatie werken weer volledig is toegestaan. 

Inventariseer wensen en bezwaren en weeg zorgvuldig af hoe een evenwichtige terugkeer naar de werkvloer het best kan worden ingericht. Vraag uw medewerkers om suggesties, of organiseer een brainstorm waarin u samen ongelimiteerd kunt dromen over de ideale nieuwe situatie.

Onderzoek serieus in hoeverre u als werkgever kunt tegemoetkomen aan de wensen, suggesties en verwachtingen. Dit getuigt niet alleen van goed werkgeverschap, maar ook zorgt het voor meer productiviteit, een lager ziekteverzuim en een kleiner verloop van waardevolle medewerkers. 

Tip 6. Doe het samen

Eén ding blijft altijd hetzelfde, en dat is dat niets ooit hetzelfde blijft. Veranderingen zijn een realiteit waarmee we met elkaar moeten dealen. Als werkgever heeft u hierbij het voordeel van de intrinsieke krachten binnen uw bedrijf. De kracht van uw bedrijfscultuur, de veerkracht en de integriteit van uw medewerkers. Omarm deze dynamiek en zet ze in bij de transitie naar ‘de nieuwe werkomgeving’. Vertrek vanuit de gezamenlijke missie, de normen en waarden in uw bedrijf. Stel heldere doelen en betrek uw medewerkers in het gehele traject. Op die manier creëert u een toekomstgerichte omgeving waarin u met elkaar werkt aan succes, welzijn en groei.

Op de toekomst!

Auteur: Meghan M. Biro is een internationaal erkende analist, auteur, spreker en brand strategist. Ze is de oprichter van TalentCulture en de drijvende kracht achter #WorkTrends, een populaire wekelijkse Twitter-chat en podcast. Tijdens haar carrière heeft ze zich beziggehouden met rekrutering, talentmanagement, digitale media en merkstrategieën voor honderden bedrijven, van start-ups tot internationale merken zoals Microsoft, IBM en Google. Ze is ook lid van adviesraden voor vooraanstaande merken op het gebied van hr-technologie. Meghan snuffelt regelmatig rond op Forbes, SHRM en verschillende andere kanalen. Volg haar op Twitter en Instagram.

De standpunten en meningen in dit bericht behoren toe aan de auteur en komen niet per se overeen met het officiële beleid of standpunt van Indeed.