Help mijn baas is een micromanager

Sinds afgelopen voorjaar staat ons leven behoorlijk op zijn kop. Om het coronavirus in toom te houden, zijn velen van ons zoveel mogelijk vanuit huis gaan werken. Met de nodige veranderingen van dien.

Medewerkers moesten van de ene op de andere dag een werkplek in huis inrichten en op afstand gaan samenwerken. Werkgevers staan op hun beurt voor de uitdaging om processen dusdanig in te richten dat de productiviteit, de verbondenheid en het werkklimaat op peil blijven.

Micromanagement zorgt voor ongewenst verloop

Dat blijkt in de praktijk nog wel eens lastig. HR-dienstverlener Randstad stelt vast dat slecht management (bijv. in de vorm van micromanagement) en een gebrek aan autonomie (als gevolg van micromanagement) twee van de zeven grootste redenen zijn waarom medewerkers hun ontslag geven en weggaan.

Bent u graag ‘in control’?

Zeg eens eerlijk: hoe vaak checkt u in bij uw medewerkers, gewoon om even te vragen waar ze mee bezig zijn. Of om zeker te weten dat ze überhaupt wel aan het werk zijn? De lijn tussen betrokken zijn en onbedoelde bemoeizucht blijkt vaak flinterdun. In dit blogartikel gaan we dieper in op het fenomeen micromanagement. Wat is het eigenlijk en hoe kunt u het voorkomen?

Uit het oog, uit het hart?

Zeker nu we veelal op afstand werken, zijn veel managers bang om de grip op hun team te verliezen. Geleid door het motto  ‘uit het oog, uit het hart’, vrezen zij dat medewerkers sneller afgeleid, minder betrokken en minder gemotiveerd zijn als er geen ‘toeziend oog’ meer is. En dit kan leiden tot overcompensatie.

Micromanagers hebben vaak goede intenties; ze willen gewoon helpen

We kennen allemaal de verhalen van managers die hun medewerkers vragen drie keer per dag een update te sturen, of op vaste tijden in te checken. Soms gaat het zelfs zo ver dat werknemers de hele werkdag met camera aan moeten werken in een zoom-call om zo een kantoorsituatie te simuleren.

Goede bedoelingen

Vaak komt het voort uit goede bedoelingen. Managers willen grip houden en bijdragen aan teamgevoel en cohesie. Mensen hebben immers behoefte aan contact, betrokkenheid en verbinding en in de traditionele situatie was de werkplek vaak een prima plek om deze behoefte te voeden. Nu mensen vaker thuiswerken, is het belangrijk om te onderzoeken hoe u hiervoor alternatieven kunt bieden.

Toch kunnen er ook minder positieve drijfveren ten grondslag liggen aan micromanagement. Denk bijvoorbeeld aan de manager die uit onzekerheid, wantrouwen of gebrek aan ervaring een leiderschapsstijl aanneemt die gebaseerd is op navigeren, controleren en corrigeren.

Focus u op de grote lijnen, stel heldere doelen en laat de details en de manier waarop aan het team over

Alarmbellen: doet u aan micromanagement?

Vraagt u zich af of ook u wel eens in de valkuilen stapt van een micromanager? Hier zijn een paar signalen.

• Moeten uw medewerkers regelmatig inchecken en updates geven, zelfs bij kleine zaken?
• Bent u regelmatig ontevreden over het geleverde werk en stelt u vaak verbeteringen voor?
• Betrapt u zich wel eens op de gedachte: “Ik kan het beter zelf doen?”
• Nemen uw medewerkers weinig eigen verantwoordelijkheid en vragen ze zelfs bij de kleinste taken uw mening?
• Bent u onnodig veel tijd kwijt aan het controleren en accorderen van het werk van uw medewerkers?
• Is er veel ziekteverzuim en verloop in uw team?

Of heeft u zelf een micromanager?

Herkent u de signalen en heeft u het gevoel dat uw manager zich toch wel heel vaak verliest in de details? Wanhoop niet, u kunt er zelf iets aan doen. Relaties werken immers twee kanten op. Ga er in elk geval van uit dat alle gedrag voortkomt uit goede bedoelingen. Maak het leven voor jullie beiden een stuk gemakkelijker met de volgende tips.

1. Laat zien dat u te vertrouwen bent
   Leiderschap gaat vaak over vertrouwen en durven loslaten. Laat uw manager zien dat u uw verantwoordelijkheden neemt. Jullie staan immers aan dezelfde kant. Bewaak zelf uw deadlines, lever goed werk af en neem zelf initiatief. Zorg dat u weet wat uw manager belangrijk vindt en werk samen aan een goed resultaat.
2. Houd uw manager actief op de hoogte
   Is uw manager een beetje een control-freak? Voorkom betutteling en zorg dat u hem of haar proactief op de hoogte houdt van uw werk. Geef gedetailleerde updates en plan zelf een meeting in als u iets wilt overleggen. U kunt ook samenwerken in tools als Trello of Asana, zodat iedereen precies op de hoogte is van de voortgang van een project. Hierdoor creëert u grip, waardoor uw manager gemakkelijker de teugels zal laten vieren.
3. Praat met elkaar
   Heeft u echt last van het gedrag van uw leidinggevende? Laat het dan niet escaleren. Praat erover met elkaar. Vertel wat u dwarszit en welke uitwerking het gedrag heeft op uw werk en uw gemoedstoestand. Ga uit van jullie gezamenlijke doelen en heb oog voor elkaars drijfveren.Wees concreet en geef voorbeelden uit de recente praktijk. Vertel wat u nodig heeft van uw manager om succesvol te werken. Geef bijvoorbeeld aan dat u graag minder overlegmomenten wilt, omdat u het beste kunt werken als u gedurende langere tijd ononderbroken aan een project kunt werken.

Neem uw eigen houding als manager eens onder de loep

Vraagt u zich af of u als manager geneigd bent om vaak, of in bepaalde situaties, terug te vallen op micromanagement? Kijk dan eens eerlijk naar de volgende vragen. Als u meerdere van deze vragen met een eerlijk ‘JA’ beantwoordt, lees dan vooral door ;-).

• Vindt u het moeilijk om taken te delegeren?
• Vertelt u vaak hoe u het zelf zou doen, in plaats van u te richten op het eindresultaat?
• Doet u wel eens werk van uw medewerkers over, omdat het nu eenmaal wel goed moet gebeuren?
• Wilt u op elk moment weten wat uw teamleden aan het doen zijn?
• Neemt u alle druk van uw team op uw schouders en heeft u regelmatig het gevoel er helemaal alleen voor te staan?
• Komt u niet toe aan strategische plannen, omdat u opgeslokt wordt door de waan van de dag?

Geef uw team de ruimte om zelfstandig te handelen, te leren, te groeien en ... te falen.

Dit is wat u kunt doen om micromanagement-gedrag om te buigen

• Vertrouw uw team
  Geef uw mensen de ruimte om hun werk te doen en zelf beslissingen te nemen. Ze zijn capabel en betrouwbaar. U heeft hen immers niet voor niets aangenomen? Tip voor als u een project delegeert: maak duidelijk hoe succes er volgens u uitziet, maar geef geen stap voor stap instructie over hoe ze het moeten aanpakken. Geef uw medewerkers de ruimte zelf hun aanpak te kiezen.
• Baseer u op de feiten
  Ga voor uzelf na of uw ongerustheid gegrond is. Bent u bijvoorbeeld bang dat uw team minder gemotiveerd is nu iedereen thuis werkt? Heeft u daarvoor concreet bewijs? Of is het alleen een gedachte? Zijn doelen niet gehaald, deadlines overschreden, of kwamen medewerkers niet opdagen bij digitaal overleg? Kijk naar reële situaties en pak die concreet aan. Doe dit niet alleen. Gaat iets niet naar wens? Bespreek het met betrokkenen en werk samen een plan uit om het probleem aan te pakken. Zo wordt u als team steeds een beetje beter.
• Maak u niet druk over alle details
  Het lijkt misschien lovenswaardig om oog te hebben voor elk detail en super betrokken te zijn bij uw team. Maar dit kan ook beperkend en verstikkend werken. U ontneemt mensen daarmee de kans om te groeien en te leren van hun fouten. En dat kan alleen gebeuren als ze durven te falen. Bovendien, u heeft helemaal geen tijd voor al die controle! Als manager heeft u immers ruimte nodig om een helicopterview te ontwikkelen, zodat u belangrijke strategische beslissingen kunt nemen. Laat de details los. Stel met uw medewerkers duidelijke doelen voor de korte en lange termijn. Schets een helder beeld van hoe succes er in jullie ogen uitziet. Geef uw professionals vervolgens de regie en bied alleen nog uw hulp aan als ze daar daadwerkelijk om vragen.
• Vraag om eerlijke feedback. En luister er ook naar
  Heeft u het vermoeden dat er wel iets van een micromanager in u schuilt? Vraag het eens aan uw team. Dit kunt u persoonlijk doen in een één op één gesprek, of in een team-meeting.  Maar ook kunt u met uw hele organisatie een grootschalig, anoniem onderzoek doen onder alle medewerkers. Maak duidelijk dat u op zoek bent naar een eerlijk antwoord, omdat u meer inzicht wilt krijgen en wilt leren van de feedback. En – minstens zo belangrijk – wees bereid om ook daadwerkelijk te luisteren naar wat er wordt gezegd en onderneem actie om dankzij de feedback te groeien als manager.

Micromanagement lijkt misschien een quick fix, maar niets is minder waar. Het ondermijnt de voldoening en het werkplezier van uw medewerkers en kost u kostbare tijd die u veel beter aan andere zaken kunt besteden.

Door nu stappen te ondernemen om micromanagement op het werk tegen te gaan, maakt u de weg vrij voor een productievere, gezondere en gelukkigere werkplek.