Hoe creëert u een effectieve ‘gemiddelde werkdag’ voor kandidaten?

Het grappige aan rekrutering is dat we tot op de eerste werkdag niet echt weten wat te verwachten. Natuurlijk kunnen we ons alvast een beeld vormen door bijvoorbeeld reviews te lezen en te praten met mensen die de organisatie kennen. Maar hoe goed we ons ook voorbereiden, uiteindelijk is het altijd een verrassing. Dat geldt voor zowel de werkgever als de nieuwe medewerker. 

Als u als werkgever alles zorgvuldig heeft gedaan, van sollicitatieronden en referenties bellen tot achtergrondchecks, heeft u nog één troef achter de hand in het rekruteringsproces: kandidaten een ‘gemiddelde werkdag’ aanbieden.

Met een goed opgezette ‘gemiddelde werkdag’ kunt u de formaliteiten achter de rug laten en vrijuit sparren met kandidaten. Hieronder leest u hoe het werkt. 

Decodeer een beetje  

Iedereen weet dat solliciteren ook een beetje een spel is. Rekruteerders en hiring managers worstelen met functiebeschrijvingen voordat ze die online plaatsen, in een poging om de vereisten en verantwoordelijkheden goed vast te leggen. Kandidaten weten dat het niet de beste aanpak is om alleen een cv op te sturen met een generieke motivatiebrief. Als we wat dieper graven, zien we dat er een onderliggende boodschap in dit werk zit, een boodschap waarin de ‘gemiddelde werkdag’ beschreven wordt. 

Een werkgever zoekt voorbeeld naar iemand die ‘zichzelf kan motiveren’. Vertaling: de nieuwe medewerker krijgt weinig tot geen leiding van het management en wordt meteen in het diepe gegooid. Als uw ideale kandidaat ‘flexibel’ moet zijn, verwacht u waarschijnlijk dat deze tussen alle vergaderingen goed kan multitasken. U zou denken dat rekruteerders en hiring managers wat eerlijker zijn over de dagelijkse gang van zaken, toch doen we nog steeds alsof 10% reizen belangrijker is dan 50% vergaderingen. 

Aan de andere kant zullen sommige kandidaten misschien in de verleiding komen om hun vaardigheden en capaciteiten te overdrijven om aantrekkelijker te lijken. U bent vast wel een aantal ‘geboren leiders’ tegengekomen die ‘van werken houden’. Misschien zijn ze dat ook wel en misschien houden ze ook wel van werken, maar een rekruteerder kan eigenlijk niet zo veel met zulke clichés.

Handige tip: Blijf scherp bij iedere interactie.

Moedig extreme transparantie aan 

Nu u dit allemaal weet, is het tijd om de kandidaat uit te nodigen op kantoor. Het idee is om de ongemakkelijke kennismakingsfase snel achter u te laten en de kandidaat aan het werk te zetten alsof deze hier al vier of vijf maanden werkt. Zodra de kandidaat aankomt, neemt u deze mee naar een echte werkplek waar al een e-mailaccount is ingesteld. Laat teamleden langskomen om gedag te zeggen. Zorg ervoor dat alle vergaderingen van die dag in de agenda staan met de bijbehorende informatie. Creëer de verwachting dat de kandidaat volledig meedoet, ingelogd op de platforms en kanalen van de organisatie en klaar is om de hele dag met collega’s samen te werken. 

Zelfs als u het zo aanpakt, zal de kandidaat wat aarzelen. Dat is prima, zolang u maar laat weten dat deze dag voor beide partijen nuttig is. De kandidaat krijgt een idee van de job en het rekruteringsteam krijgt een betere indruk van de kandidaat. Maak het proces gestructureerd en vraag kandidaten om in een evaluatieformulier te noteren wat ze waarnemen, wat ze zouden verbeteren en hoe, en of ze de job willen. Als u deze stappen glashelder maakt, inspireert dit ze om in actie te komen, vooral met het laatste gesprek in het verschiet.

Handige tip: Als u deze ‘gemiddelde werkdag’-oefening op de juiste manier opzet, verandert dat als het goed is de vragen die uw organisatie en de kandidaat aan elkaar willen stellen.

Vraag om radicale openheid 

Door kandidaten een kijkje achter de schermen te geven, krijgen ze een beeld van de functie, de baas, de collega’s en uiteindelijk ook de organisatie en haar cultuur. Het is en blijft lastig om deze zaken in een vacaturetekst te beschrijven en in het begin van het rekruteringsproces over te brengen. Door kandidaten een dag mee te laten draaien en toegang te geven tot bijna alle informatie, geeft u zich bloot als organisatie en hoopt u dat zij dat ook doen. 

Tijdens een ‘gemiddelde werkdag’ wordt uw kandidaat een soort ‘mystery shopper’ of vlieg op de muur die uw organisatie van dichtbij meemaakt. Er is natuurlijk een risico dat de kandidaat het niet leuk vindt. Maar dat is niet erg. Organisaties groeien door feedback, en dat geldt ook voor mensen. 

Om zulke programma’s uit te voeren, moeten we de nodige infrastructuur opzetten. Hiervoor moeten we samenwerken met kantoormanagers en de IT-afdeling om een bureau op te zetten voor bezoekende kandidaten. Maar we moeten ons ook voorbereiden op kritiek en afwijzingen en hetzelfde bieden aan de kandidaten waar we mee te maken krijgen. Soms klikt het gewoon niet. Wanneer dit gebeurt, moeten we de moeilijke vragen durven stellen en bepalen of het helemaal geen match is of gewoon niet op dit moment, of dat er misschien een andere functie is die beter past. Als u vraagt om radicale openheid moet u die radicale openheid ook kunnen accepteren. En dat is misschien wel het meest uitdagende onderdeel van deze ervaring, vooral voor kandidaten.  

Handige tip: Kijk verder dan uw neus lang is door vrijuit te spreken en goed te luisteren.

Als het goed wordt uitgevoerd, levert een ‘gemiddelde werkdag’ voor kandidaten een onschatbare hoeveelheid informatie op over organisaties en hun kandidaten. Het belangrijkste is dat u niet om de zaken heen draait en dat u intentie ook in actie omzet. Waarom probeert u het niet een keer?

---

Auteur: William Tincup is president van RecruitingDaily. Hij is schrijver, spreker, adviseur, consultant, investeerder, verhalenverteller en docent en houdt zich bezig met zaken op het snijvlak van hr en technologie. Volg hem op Twitter, Facebook, Instagram, LinkedIn en YouTube.

De standpunten en meningen in dit bericht behoren toe aan de auteur en komen niet per se overeen met het officiële beleid of standpunt van Indeed.