Onboarding van nieuwe medewerkers: de formule voor langdurig succes

Effectieve onboarding van nieuwe medewerkers is een belangrijke factor in het succes van je kersvers personeel. In dit artikel geven we je een checklist met essentiële ingrediënten voor onboarding en tips om nieuwe medewerkers niet alleen een vliegende start te bezorgen, maar ook op lange termijn te helpen inburgeren in je bedrijf.

Onboarding van nieuwe medewerkers: waar het vaak fout loopt

Het woord ‘onboarding’ kan de verkeerde indruk geven dat je als werkgever alleen maar je nieuwe medewerker ‘aan boord’ moet halen, en dat je dan klaar bent. Maar al te vaak worden medewerkers op hun eerste dag overdonderd met allerlei papierwerk, waarna ze aan hun lot worden overgelaten met een vrolijk ‘laat maar weten als je vragen hebt!’. Je medewerker is dan misschien wel aan boord, maar krijgt waarschijnlijk vooral zin om zo snel mogelijk weer van boord te springen.

Maar zelfs in bedrijven die de eerste dagen meer ondersteuning bieden, loopt de onboarding vaak spaak. Een veelgemaakte fout is te snel veronderstellen dat een nieuwe medewerker het werk wel onder de knie heeft en niet langer moet worden begeleid. Vaak wordt ook ten onrechte aangenomen dat nieuwe managers of leiders minder begeleiding nodig hebben. En tot slot heeft ieder bedrijf heel wat ongeschreven regels, waarvan men vaak aanneemt dat een nieuwe medewerker ze wel zal aanvoelen. Dat is uiteraard een recept voor misverstanden.

Deze problemen bij het onboarden kunnen ernstige gevolgen hebben. Een slechte employee experience in de eerste weken kan leiden tot verminderde motivatie en zelfs ontslag nog voor de nieuwe medewerker goed ingewerkt is. Bovendien kan onvoldoende onboarding ook op de rest van je medewerkers een negatieve impact hebben: als de nieuwe collega niet voldoende bijdrage kan leveren aan het team en veel fouten maakt, kan dat leiden tot frustraties en een verminderde samenhorigheid in het team.

7 essentiële ingrediënten voor een geslaagd onboardingsproces

Laten we een blik werpen op onze checklist van de 7 belangrijkste onderdelen van het onboardingsproces, zodat je als werkgever niets over het hoofd ziet.

1. Pre-boarding

Een vlotte onboarding wordt voorafgegaan door een grondige pre-boarding. Dat betekent dat je nieuwe medewerkers voor hun eerste werkdag al zo veel mogelijk informatie en papierwerk bezorgt. Ook toegang tot interne systemen regel je liefst al vooraf, zodat medewerkers op hun eerste werkdag niet urenlang nieuwe paswoorden moeten zitten aanmaken. Bezorg hen ook een agenda van hoe de eerste dag er zal uitzien, dat helpt om minder nerveus te zijn op de dag zelf.

2. Verwelkoming

Overdonder nieuwe medewerkers op dag één niet meteen met allerlei informatie: verwelkom hen op een rustige, niet te formele manier, bijvoorbeeld met een ontbijt of een kop koffie. Dit is een goede gelegenheid om de medewerker op zijn gemak te stellen en wat achtergrondinformatie te geven over het bedrijf.

3. Rondleiding

Na de verwelkoming is het tijd voor een fysieke rondleiding door het bedrijf. Stop tijdens de rondleiding liefst niet op iedere afdeling om de nieuwe medewerker voor te stellen: dat verstoort de flow en kan verwarrend werken. Informeer de andere medewerkers eventueel op voorhand over de rondleiding en laat weten dat ze de nieuwe werknemer op tijd en stond wel zullen leren kennen.

4. Introducties

Na de rondleiding kun je overgaan op introducties aan de belangrijkste teamleden en managers waarmee de medewerker in aanraking zal komen. Vermijd situaties waarbij de medewerker bij iedereen langsgaat; voorzie bij voorkeur een informele introductie, bijvoorbeeld tijdens de koffiepauze of lunch. Dat is minder geforceerd en veel aangenamer.

5. Wegwijs maken

Tijd om de nieuwe medewerker wegwijs te maken in de systemen en processen van het bedrijf. Dit onderdeel laat je liefst over aan de persoon wiens functie de nieuwkomer overneemt of een directe collega of manager. Het gaat hier om computersystemen, maar ook om belangrijke processen binnen het bedrijf, zoals hoe de werknemer verlof aanvraagt of zich ziek meldt.

6. Begeleiding

Voorzie op de eerste dag en in de dagen erna voldoende tijd voor een intensieve begeleiding van de nieuwe medewerker. Dit betekent dat directe collega’s het op dat moment liefst niet erg druk hebben, zodat de medewerker uitgebreid vragen kan stellen zonder daarbij het gevoel te hebben anderen te storen. Verdeel de begeleidingstaken onder het team en zorg dat er altijd iemand aanwezig is om vragen te beantwoorden.

7. Feedback en vragen

Voorzie expliciete momenten doorheen de eerste dag, de eerste weken en zelfs maanden waarop je in gesprek gaat met de medewerker om feedback te vragen. Laat de vragen niet alleen over aan de nieuwkomer: stel zelf ook gerichte vragen over hun ervaring en vraag zeker ook feedback over het onboardingsproces. Zo weet je meteen waar je een volgende keer aanpassingen kunt maken.

Tips voor onboarding van nieuwe medewerkers

Nu je een mooi overzicht hebt van de stappen in het onboardingsproces, is het tijd voor drie extra tips voor succes.

1. Betrek de hele afdeling

Een goede onboarding is teamwerk. Als manager volstaat het niet om alleen jezelf voor te bereiden op de komst van de nieuwe medewerker. Houd vooraf een vergadering om de verschillende stappen en verantwoordelijkheden met iedereen te overlopen, en maak het hele team enthousiast. Niets is erger voor een nieuwe medewerker dan het gevoel te krijgen dat zijn of haar komst vooral storend is voor de workflow van de afdeling. Zorg dus voor een verwelkomende en open sfeer vanaf dag één, maar ook op lange termijn.

2. Maak er een conversatie van

Onboarding verzandt al snel in eenrichtingsverkeer: jij als manager of ervaren medewerker dumpt een heleboel informatie bij de nieuwe medewerker. Dat is vermoeiend, en je nieuwe collega onthoudt er waarschijnlijk maar een fractie van. Verschuif de focus daarom naar een wederzijds proces: stel gerichte vragen, bouw ontzettend veel check-ins en feedbackmomenten in, en maak de training zo interactief mogelijk voor de beste resultaten.

3. Vergeet ook de cultuur niet

Het is makkelijk om tijdens het onboarden helemaal op te gaan in de vele werkprocessen en procedures in het bedrijf, maar verlies ook de bedrijfscultuur niet uit het oog. Zorg ervoor dat ook richtlijnen voor de omgang met collega’s expliciet worden gemaakt, en informeer de nieuwe medewerker uitgebreid over de normen op de werkvloer, de waarden die het bedrijf uitdraagt en de verwachtingen die aan iedere medewerker gesteld worden. Zo heeft je nieuwe collega meer houvast voor het navigeren in sociale situaties op het werk.Een goede onboarding van nieuwe medewerkers vergt wat investering van tijd en middelen, maar deze investering krijg je uitgebreid terug in de vorm van een geëngageerde, productieve medewerker die zich thuis voelt in je bedrijf. Lees verder op Indeed Inspiration voor meer tips over talentmanagement.