Er is heel wat recruitmentsoftware op de markt, waardoor het soms moeilijk is om door het bos de bomen te zien. De beste recruitmentsoftware voor jouw bedrijf uitkiezen kan je echter heel wat tijd besparen en je rekruteringsproces efficiënter en effectiever maken. Hier lees je hoe je de beste recruitmentsoftware kiest voor jouw behoeften.
Recruitmentsoftware: welke soorten bestaan er?
Een belangrijke vraag om te beginnen: wat voor recruitmentsoftware is er zoal op de markt? De opties zijn zowat eindeloos: job boards, Applicant Tracking Systems (ATS), CRM-systemen met een recruitment-insteek, tools voor evaluatie en testing, … Het is praktisch onmogelijk om de ‘beste’ recruitmentsoftware uit te kiezen: ze zijn immers allemaal erg verschillend. Welke combinatie van functionaliteiten het beste is voor jou, hangt af van je branche, de grootte van je bedrijf, hoe vaak je aanwerft, en nog veel meer.
Belangrijker dan de hele markt doorzoeken, is dat je jezelf de juiste vragen stelt over wat je wilt en nodig hebt voor jouw rekruteringsstrategie wanneer je software beoordeelt. Als je niet vaak nieuw personeel aanneemt, is het best mogelijk om de sollicitaties zelf manueel te laten verlopen, bijvoorbeeld via sociale media en e-mail. Een eenvoudig ATS waarmee je binnenkomende cv’s kan ordenen en bewaren is dan goed genoeg. Wil je liever een alles-in-één oplossing, dan is een combinatie van een job board en een ATS zoals Indeed Hiring Events een prima keuze.
Recruitmentsoftware kiezen: hiermee moet je rekening houden
De juiste vragen stellen en bepalen wat je nodig hebt, is essentieel om een goede keuze te maken. Daarom zetten we hier vijf belangrijke aspecten op een rijtje waar je best over nadenkt wanneer je op zoek gaat naar de beste recruitmentsoftware voor jouw organisatie.
1. Flexibiliteit
Misschien heb je je recruitmentsoftware op dit moment maar sporadisch nodig, maar is dat binnen drie jaar nog steeds zo? Wanneer je investeert in nieuwe software, of het nu gaat om recruitment of andere tools, dan doe je dat liefst met mogelijke groei in gedachten. Bekijk daarom goed welke functies de software biedt en in welke mate pakketten flexibel uit te breiden zijn. Denk daarbij bijvoorbeeld aan het toevoegen van extra gebruikers of de integratie met andere tools. Software die je kan integreren met andere systemen die je gebruikt of met je sociale media, scoren ook goed op het vlak van flexibiliteit.
Het is wel zo dat de software met de meeste opties, toeters en bellen niet per se de beste keuze is. Je betaalt vaak voor heel wat functies die je uiteindelijk nooit gebruikt, en die overvloed kan bovendien de gebruiksvriendelijkheid negatief beïnvloeden. Het loont daarom om gericht op zoek te gaan en keuzes te maken, en niet zomaar het meest uitgebreide pakket aan te schaffen.
2. Workflow
Hoe ziet jouw recruitmentproces eruit? Bestaat het uit twee fases, of wel zeven? Wie komt erbij te pas? Wie neemt de beslissingen? Welke informatie is belangrijk? Het kan erg waardevol zijn om voor jezelf een flowchart of diagram op te stellen van het hele proces. Zo weet je precies wat je nodig hebt. Je wilt dan natuurlijk recruitmentsoftware uitkiezen die naadloos aansluit bij dat proces, anders creëer je alleen maar frictie.
3. Proactief of ad hoc?
Doe jij vooral aan ad hoc aanwerven: op zoek gaan naar kandidaten wanneer er een vacature ontstaat? Of spoor je liever proactief talent op om te contacteren wanneer de tijd rijp is? Misschien wel beide? De strategie die je hanteert, is bepalend voor je keuze van recruitmentsoftware. Recruitment CRM-systemen zijn prima voor proactief relatiemanagement met potentiële kandidaten. Als je een helder beeld hebt van je rekruteringsstrategie, kan je alvast meer gericht op zoek gaan naar de beste recruitmentsoftware voor jouw bedrijf.
4. Bereik
Wil je dat je recruitmentsoftware ook een job board heeft, zodat je er vacatures mee kunt publiceren? Dan is het van groot belang om te bekijken welk bereik de software in kwestie heeft. Met de beste vacaturetekst en een geweldige trackingssoftware kom je immers nog geen meter vooruit als je vacature onvoldoende vindbaar en zichtbaar is voor de juiste kandidaten.
5. Candidate experience
Een goede rekruteringsfunnel zorgt ervoor dat de juiste kandidaten je vacature te zien krijgen, erop solliciteren, en vervolgens aangenomen worden, en dat allemaal op een vlotte manier. Dat proces kan stevig verstoord worden door een onaangename candidate experience, waardoor geschikte kandidaten al snel afhaken. Te veel velden moeten invullen, gegevens die verloren gaan, keuzemenu’s die niet duidelijk zijn, … Dienen kandidaten hun sollicitatie rechtstreeks in via je recruitmentsoftware? Zorg er dan voor dat je precies weet hoe de workflow eruitziet voor de kandidaat. Zo kom je niet voor verrassingen te staan en kan je problemen snel van de baan helpen.
Op maat of niet?
Er bestaat natuurlijk ook on-premise recruitmentsoftware, specifiek gemaakt voor jouw bedrijf. Daar hangt echter een prijskaartje aan vast. Denk dus goed na of dat voor jouw bedrijf de beste investering is. De meeste rekruteringsprocessen zien er in grote lijnen hetzelfde uit, waardoor een oplossing op maat vaak niet noodzakelijk is: een gebruiksvriendelijke en flexibele standaardsoftware of online platform is voor de meeste organisaties ruim voldoende.
