Rekruteren op afstand: 5 tips voor remote interviews

Nu de vaccinatiegraad groeit, besluiten veel organisaties weer geheel of gedeeltelijk terug te keren naar kantoor. Maar één ding is zeker: werken op afstand zal altijd deel blijven uitmaken van de nieuwe werkelijkheid. Net als remote vergaderen én solliciteren.

Tijdens de pandemie hebben we noodgedwongen een switch gemaakt van sollicitatiegesprekken op locatie naar digitale interviews. Dat beviel verrassend goed. Het spaart tijd voor rekruteerders én kandidaten, het verlaagt de drempel om te solliciteren en het kan bijdragen aan een kandidaatvriendelijk, modern imago.

Veel rekruteerders voorspelden al snel dat online sollicitatiegesprekken ook na de crisis deel zouden blijven uitmaken van de rekruteringsstrategie. En ze hadden gelijk. Uit onderzoek van Indeed blijkt dat 50% van de werkzoekenden online interviews de beste manier vinden om zichzelf authentiek te presenteren tijdens hun sollicitatieproces. 

Natuurlijk is een videocall anders dan een fysiek gesprek. Maar dat hoeft geen probleem te zijn; er zijn altijd manieren waarop je ook tijdens een digitaal interview een persoonlijke connectie kunt maken met kandidaten. Hier zijn 5 tips hoe je van een remote sollicitatiegesprek een productief en persoonlijk gesprek kunt maken.

1. Begin met een vaardighedentest

Met digitale assessmenttechnologie kun je snel, onafhankelijk en effectief meten of de kandidaat beschikt over de vaardigheden die essentieel zijn voor de rol waarvoor je rekruteert. Ideaal als je te maken heeft met hoge volumes, maar ook handig om op kleinere schaal in te zetten.

Met online tools, zoals Indeed Hiring Events, kun je met een aantal slimme vragen snel een eerste selectie van geschikte kandidaten maken. Je kan hierbij standaard screeningsvragen gebruiken, maar je kan ook zelf een op maat gemaakte werkproef inrichten die helemaal is toegespitst op je vacature.

Kandidaten die de screening met succes doorstaan, kan je vervolgens uitnodigen voor een sollicitatiegesprek. Het mes snijdt hierbij aan twee kanten. Allereerst spreek je hierdoor alleen kandidaten die daadwerkelijk geschikt zijn voor de rol, wat je efficiëntie als rekruteerder enorm vergroot. Aan de andere kant geeft het kandidaten een stukje extra zekerheid. Zij weten immers meteen of het de moeite waard is om op deze vacature te solliciteren of niet. Hiermee voorkom je onnodige teleurstelling en onzekerheid bij kandidaten.

2. Stuur vooraf informatie toe

Een prettig sollicitatieproces doet wonderen voor de candidate experience. Leg virtueel de rode loper uit en laat kandidaten voelen dat ze welkom zijn.  

Vóór corona kwam een sollicitant naar kantoor, waar hij of zij persoonlijk werd ontvangen en begeleid naar het gesprek. Nu alles digitaal plaatsvindt, is deze begeleiding minstens zo belangrijk. Bedenk tevoren alle mogelijke obstakels en haal ze één voor één weg.

Stuur een gedetailleerde uitnodiging waarin je de datum, het tijdstip en de duur van het gesprek vermeldt. Voeg duidelijke instructies toe voor het bijwonen van de virtuele ontmoeting. Hebben kandidaten een link of toegangscode nodig voor de digitale vergaderruimte of moeten ze specifieke software downloaden? Gelden er kledingvoorschriften bij jouw bedrijf? Laat het vooraf weten, zodat de sollicitant hier rekening mee kan houden.

Ook kun je tips geven hoe kandidaten zich inhoudelijk het best kunnen voorbereiden op het gesprek. Hierdoor voorkom je stress en help je hen om zo goed mogelijk tot hun recht te komen tijdens het interview.

3. Zorg voor een goede verbinding

We hebben er allemaal mee te maken gehad. Een van de issues bij het voeren van interviews op afstand is het risico op technische problemen. Het gebeurt maar al te vaak bij videogesprekken met collega's, en het kan natuurlijk ook voorkomen tijdens een online interview. Vervelend voor u, maar zeker ook voor de kandidaat. Het verstoort de flow van het gesprek en geeft bovendien niet de kandidaatbeleving die je graag wil bieden.

Een slechte internetverbinding kan een kwestie zijn van brute pech, maar je kunt haperingen voorkomen met een snelle verbinding die realtime-video ondersteunt. Test cruciale variabelen vooraf, zodat je er zeker van bent dat alles werkt. 

Neem de tijd om je webcam en microfoon uit te proberen in een test-interview met een huisgenoot of collega. Zorg ervoor dat eventuele draadloze oordopjes of koptelefoons zijn opgeladen. Kies een ruimte met een stabiele internetverbinding, zodat je zeker weet dat er geen onnodige haperingen zijn. 

4. Wees begripvol

Thuiswerken heeft onze privésituatie doen versmelten met de professionele omgeving. We kennen allemaal de verhalen en filmpjes met situaties waarin onverwacht een gezinslid of huisdier zijn opwachting maakt in een videocall. Niet echt iets waar men op zit te wachten tijdens een belangrijk sollicitatiegesprek. 

Mocht het toch voorkomen dat je gestoord wordt tijdens een interview, wees dan begripvol en blijf geduldig. Stel de kandidaat gerust en vertel dat je begrijpt dat dit soort dingen kunnen gebeuren. Sterker nog, als je het luchtig opneemt en er een grapje over maakt, kan dit zomaar de start zijn van een mooie relatie.

5. Maak het sollicitatieproces persoonlijk

Dat jullie elkaar niet fysiek ontmoeten, betekent nog niet dat je geen persoonlijke relatie kunt opbouwen. Zet jouw emotionele intelligentie in om optimaal rendement te halen uit het gesprek.

Een relatie start bij elkaar goed leren kennen. Doe achtergrondonderzoek naar de kandidaat, achterhaal informatie over interesses, eerdere prestaties en bijzondere momenten in zijn of haar leven. Begin het gesprek met een persoonlijke kennismaking. Goede interviews zijn altijd tweerichtingsverkeer. Juist bij digitale gesprekken vergt dat vaak wat extra inspanning. Breek het ijs met een paar leuke, verrassende vragen en toon oprecht belangstelling voor je gesprekspartner. Help kandidaten zich open te stellen zodat ze volledig tot hun recht kunnen komen in het interview. 

Sollicitatiegesprekken op afstand zijn de nieuwe realiteit

Met de juiste tools en technieken kunnen online interviews net zo doeltreffend zijn als interviews in levenden lijve en vele malen efficiënter. Met deze tips voor het voeren van remote sollicitatiegesprekken kun je kandidaten effectief interviewen en hen tegelijkertijd een fantastische candidate experience bieden. Met alle persoonlijke aandacht die ze verdienen, zonder onnodige reistijd en lastige files.