De digitalisering in HR vordert al jaren gestaag, een proces dat tijdens de coronacrisis nog enkele versnellingen hoger schakelde. Uiteraard zijn HR-tools en toepassingen belangrijk. Maar hoe zit het met jouw werknemers? In dit artikel lees je hoe je de digitalisering van je HR-processen effectief kunt verankeren bij je medewerkers, zodat je digitale investeringen maximaal renderen.

Een HR-visie op digitalisering

Dat digitalisering in HR overal hoog op de agenda staat, blijkt uit het feit dat de bedrijfsuitgaven voor digitale transformatie ook in 2023 verder stijgen. Maar daarmee weet je nog niet waar te beginnen. Waar zit de grootste uitdaging? Een gebrek aan vaardigheden is niet de grootste barrière om HR te digitaliseren. Het probleem is vooral dat bedrijven veranderingen invoeren waarvan werknemers de noodzaak niet inzien, of erger nog, die hun taken ingewikkelder maken. Het resultaat? De digitalisering duurt langer dan gepland, heeft niet het gewenste effect, en verstoort in sommige gevallen zelfs de bedrijfsvoering.

Pogingen om HR te digitaliseren zijn vaak teleurstellend en zorgen ervoor dat toekomstige innovaties uitstel krijgen of dat werknemers afhaken, waardoor het probleem net extra zwaar begint door te wegen. Om deze vicieuze cirkel te vermijden, is een visiebeleid op lange termijn nodig. En dat betekent: vooruitkijken naar de toekomst. Hoe pak je dat aan in een snel evoluerend HR-landschap?

Je bedrijf verandert voortdurend, ook op het vlak van HR. Waarom en hoe je wilt innoveren, kan je echter vandaag al beslissen, vanuit de visie van jouw organisatie. Om hiermee aan de slag te gaan, hoef je niet te wachten op wat de toekomst brengt. Sterker nog: dan neem je net het voortouw en bepaal je op basis van welke waarden je toekomstige beslissingen zal nemen. Beslis je bijvoorbeeld op basis van wat de klant wil of vanuit marktaanbod? Een visieplan vraagt om tijd en mankracht, zowel bij het samenstellen als uitvoeren. Hieronder vind je de drie cruciale stappen die nodig zijn om jouw organisatie doelgericht en doordacht te digitaliseren.

Stap 1: Betrek je personeel

Je medewerkers zijn degenen die met nieuwe digitale HR-tools aan de slag gaan en vaak op een nieuwe manier moeten werken. Het is daarom logisch om hen te bevragen en actief te betrekken. Dat heeft twee voordelen. Ten eerste zorgt een steeds grotere specialisatie op de arbeidsmarkt ervoor dat verschillende werknemers verschillende behoeften hebben. Hoe meer stemmen je te horen krijgt, hoe nauwkeuriger je kunt inschatten welke digitale behoeften er bestaan. Op deze manier identificeer je sneller hiaten en problemen.

Het tweede voordeel is dat je beleid op deze manier stevig verankerd is binnen jouw organisatie. Top-down beslissingen stuiten vaak op onbegrip en weerstand. Als werknemers vanaf het begin betrokken zijn in het beslissingsproces en de bedrijfsvisie, vergroot je de kans dat het nieuwe digitale werken voor iedereen een positieve verandering is. 

Stap 2: Creëer een robuust beleid

Na het overleg met alle betrokken medewerkers is het tijd om jouw digitale visie op papier te zetten. Het is daarbij van belang om duidelijke processen te creëren voor het onderzoeken, selecteren en implementeren van toekomstige innovaties. Wie neemt het voortouw? Hoe verloopt het keuzeproces? En hoe lang duurt het? Concrete processen bieden helderheid en zijn eenvoudig te herhalen, zodat iedereen snel vertrouwd raakt met de nieuwe procedures en er vlot mee aan de slag kan.

Vergeet ook niet om in je beleid een duidelijke feedbackloop in te bouwen. Het nut van iedere toepassing staat of valt met de bruikbaarheid voor je medewerkers. Dat kan met feedbackrondes waarbij je personeel problemen eenvoudig kan melden en ook suggesties kan geven over hoe het beter kan. Een duidelijke procedure om deze suggesties op te volgen en te beantwoorden binnen een korte tijdspanne is net zo belangrijk, zodat je medewerkers zich écht gehoord en betrokken voelen. Op die manier gaan digitalisering en een fijne employee experience hand in hand.

Stap 3: Zorg voor een vlotte implementatie

Nieuwe IT-toepassingen en digitale processen invoeren is altijd een uitdaging: in het begin zijn er steevast storingen en problemen. Enerzijds is het belangrijk om daar rekening mee te houden: implementeer nieuwe toepassingen niet op de drukste momenten van het jaar, en voorzie voldoende tijd zodat je personeel eraan gewend kan raken. Anderzijds zijn er dingen die je als werkgever kunt doen om de implementatie zo vlot mogelijk te laten verlopen.

Wanneer een nieuwe toepassing geïntroduceerd wordt, is het niet voldoende om een dagopleiding te organiseren waar alle nieuwe zaken in één keer aan bod komen. Digitaal werken is een leerproces in kleine stappen. Werknemers vinden het fijn om nieuwe dingen uit te proberen tijdens de testfase, om vragen te stellen en zelf hun weg te vinden. Daarom help je hen ook door deze fase voldoende lang te maken, zodat iedereen op eigen tempo went aan de nieuwe manier van werken. Zit er iemand vast? Dan is het geruststellend als mensen weten aan wie ze vragen kunnen stellen of waar ze uitleg kunnen krijgen. Zo vermijd je ook dat je IT-departement overdonderd wordt tijdens de eerste weken van een pilootproject.

De human touch in digitalisering

Met een doordacht digitaliseringsproces breng je mensen dichter bij elkaar. Mensen voelen zich dan autonomer, vrijer, en kunnen effectiever werken. Digitalisering binnen HR gaat dus om meer dan een goede infrastructuur en een getalenteerde technische afdeling. Het gaat vooral om de interactie tussen jouw personeel en hun werk. Waar hebben ze behoefte aan? En wat verwachten ze eigenlijk van digitalisering? Hoe maakt dit hun werk prettiger, toegankelijker en overzichtelijker? Als je ook hierin een human touch hanteert, creëer je een breed digitaal draagvlak waarbij niemand uit de boot valt.