Wat overmatig vergaderen doet met je welzijn op het werk (en hoe je dit voorkomt)

Door Janeane Tolomeo

Overmatig vergaderen is niets nieuws. Maar wat is het hardnekkig. 

Dit onderwerp deed me denken aan een LinkedIn-bericht dat ik begin 2022 schreef:

“In 2022 wil ik proberen een betere balans te vinden. Ik ben mijn week aan het plannen en voel nu al een overdaad aan vergaderingen aankomen. Ik ben introvert en hou ervan om diep na te denken. Ik heb het liefst maar een paar vergaderingen per dag. Nu voelt het alsof ik de hele dag vergader, elke dag opnieuw en hoewel ik graag mensen zie, vind ik het enorm vermoeiend om voortdurend te vergaderen.

Als we teruggaan naar het hier en nu, dan blijft het een uitdaging. In de afgelopen twee jaar zijn er in mijn planning gelukzalige momenten geweest: genoeg tijd om te focussen, al mijn werk af te ronden, mijn team te ondersteunen en zelfs lunch klaar te maken. Op deze momenten dacht ik: “Ja! Ik heb het door! Ik heb het eindelijk voor elkaar.” 

Maar dan komen er weer weken aan waarin ik de ene vergadering na de andere heb, waarbij ik me aan het eind van de dag uitgeput voel. Overweldigd. Op zulke dagen heb ik het idee dat ik helemaal niets heb geleerd. Ik draai mijn knop dan snel weer om en zeg tegen mezelf dat alle hoop nog niet verloren is. Ik moet alleen opnieuw leren wat ik al weet. Zoals met de meeste dingen in het leven hangt het allemaal af van de gewoonten die ik heb aangeleerd (goede én slechte), wat ik voorrang geef en hoe ik omga met wat er op me af komt. 

Dit artikel geeft je twee inzichten in je eigen welzijn en je vergadergewoontes. 

1. Waarom het inperken van overmatig vergaderen zo noodzakelijk is. Niet alleen voor het welzijn van jezelf of je medewerkers, maar ook voor de resultaten van je bedrijf. 
2. Zes eenvoudige ideeën om de gewoontes en culturele normen binnen je bedrijf te veranderen voor een betere vergadercultuur.

De verborgen kosten van overmatig vergaderen

Als lead van het Work Wellbeing Initiative van Indeed en als kenniswerker en peoplemanager kan ik niet heen om de weerslag die overmatig vergaderen heeft op het welzijn op het werk.

Onderzoek van Microsoft toont aan dat een constante stroom aan vergaderingen zonder pauzes de focus en het engagement kan verminderen, wat leidt tot hoge stressniveaus. Uit andere onderzoeken blijkt dat het bijwonen van te veel vergaderingen ervoor zorgt dat mensen minder beleefd zijn en vaker geestelijk en lichamelijk uitgeput zijn. Velen maken overuren buiten de werktijd gewoon om hun taken af te kunnen krijgen, waardoor er weinig ruimte overblijft voor diepgaand, betekenisvol werk. Daarnaast kan de inspanning van non-stop videovergaderingen extreem belastend zijn, vooral voor introverte mensen. 

Buiten de menselijke kosten kent de overmaat aan vergaderingen ook financiële kosten. Naast de miljoenen dollars aan uren die verloren gaan aan onnodige, niet-productieve vergaderingen, kan de negatieve invloed op het welzijn op het werk zich ook vertalen in een lagere winst, een lager rendement op vermogen en lagere bedrijfswaarderingen. Als je geen oog hebt voor de overmaat aan vergaderingen, betaal je dus een hoge prijs.

Zes manieren om overmatig vergaderen tegen te gaan

Sommige bedrijven hebben extreme maatregelen genomen tegen het overdreven aantal vergaderingen. Shopify heeft bijvoorbeeld de beruchte vergaderingsschoonmaak ingevoerd, waarbij in het hele bedrijf meer dan 300.000 uur aan vergaderingen van de agenda werd geschrapt. Maar in de nieuwe realiteit van hybride werken hebben teams tijd nodig om samen te werken, contact te hebben en vertrouwen en samenhorigheid op te bouwen, wat ook bijdraagt aan meer welzijn op het werk. En de meesten van ons kunnen het zich niet veroorloven om de agenda leeg te maken en de dag voor gezien te houden. 

Met deze op onderzoek gebaseerde strategieën kan je het aantal vergaderingen inperken en bijdragen aan het welzijn van je medewerkers:

1. Vergadermomenten verminderen 

Door het aantal vergaderingen te verminderen, creëer je altijd meer productiviteit en andere positieve effecten, zelfs als het om een beperkt aantal vergaderingen gaat. Bij een enquête uit 2022 onder 76 bedrijven ontdekten onderzoekers bijvoorbeeld dat door het aantal vergaderingen met 40% te verminderen de productiviteit met 71% toenam, terwijl ook de tevredenheid van medewerkers met 52% steeg en het stressniveau met 57% daalde.

Om het aantal onnodige vergaderingen te verminderen, begin je met een onderzoek waarbij je denkt in termen van ‘aftrekbaarheid’: welke terugkerende vergaderingen kun je bijvoorbeeld combineren, minder vaak laten plaatsvinden of helemaal schrappen? Voordat je een nieuwe vergadering organiseert, ga je na of het onderwerp echt een vergadering waard is of kan worden afgehandeld via Slack, e-mail of op een andere manier. In welke gevallen kan asynchroon werken de behoefte aan vergaderen verminderen? Overweeg het invoeren van bedrijfs- of afdelingsbrede 'samenwerkingsuren' of speciale tijdvensters voor vergaderingen, om te voorkomen dat ze volledige werkdagen in beslag nemen. Daarnaast kunnen managers en andere leidinggevenden 'kantooruren' instellen om het aantal vergaderingen terug te dringen, terwijl ze nog wel beschikbaar blijven voor advies en expertise.

2. Vergadervrije dagen invoeren

Uit onderzoek blijkt dat “autonomie, communicatie, engagement en tevredenheid stegen door de introductie van een vergadervrije dag per week … wat leidde tot minder micromanagement en stress en tot meer productiviteit.” 

Als dit niet wekelijks mogelijk is, probeer het dan maandelijks. Bij de marketingafdeling van Indeed is de eerste vrijdag van elke maand uitgeroepen tot vergadervrije 'Focus Friday', waardoor marketeers minder afleiding hebben en minder hoeven te schakelen tussen taken en zich kunnen richten op taken waarvoor concentratie nodig is.

3. Micropauzes inbouwen in de werkdag

Om het aantal vergaderingen te verminderen is er geen alles-of-nietsaanpak nodig; zelfs tien minuten eerder stoppen met een vergadering kan al een groot verschil maken. Onderzoek toont namelijk aan dat het nemen van 'micropauzes' van maximaal 10 minuten al zorgt voor meer energie en welzijn op het werk. Uit andere onderzoeken blijkt dat een korte onderbreking stress kan verminderen of voorkomen, prestaties gedurende de dag op peil kan houden en de behoefte aan een lange herstelperiode aan het eind van de dag kan verminderen. 

In plaats van de standaard tijdsblokken van 30 of 60 minuten moeten degenen die de vergadering organiseren, bepalen hoeveel tijd ze echt nodig hebben om de agenda te behandelen. Als dit maar 5 of 10 minuten zijn, plan de vergadering dan ook als zodanig. Als er 30 of 60 minuten nodig zijn, kan 5 of 10 minuten eerder stoppen de gelegenheid bieden om weer 'mens te worden' voor de volgende vergadering begint en even op adem te komen.

4. Wandelend overleggen

Wie zegt dat vergaderen betekent dat je aan een tafel moet zitten en naar elkaar of naar een scherm moet staren? Als de pandemie ons één ding heeft geleerd, is het wel dat taken op verschillende manieren uitgevoerd kunnen worden en zelfs productiever kunnen zijn; en ook aan het welzijn kunnen bijdragen. 

Als je de vergadersleur wilt verminderen, maak dan wandelvergaderingen als onderdeel van je bedrijfscultuur. Als je nog nooit wandelend hebt vergaderd, probeer het dan eens uit tijdens je volgende vergadering: stop je telefoon in je zak, doe je oordopjes in en ga op pad tijdens je gesprek. Zo kom je niet alleen aan je stappen, wat goed is voor je algemene gezondheid, maar even afstand nemen van het scherm en een ander ritme kan je net de ruimte geven voor meer creativiteit en samenwerking. En als leidinggevenden in het bedrijf er een gewoonte van maken, kan dat anderen motiveren om hetzelfde te doen.

5. Mensen stimuleren om hun tijd te bewaken

Als bekend is dat te veel vergaderingen moordend zijn voor productiviteit en energie, waarom zijn we dan nog steeds verplicht om ze allemaal bij te wonen? Er zijn veel verklaringen, van de angst om een vergadering te missen, de angst om niet gezien te worden of afgerekend te worden op je afwezigheid, tot bedrijfsnormen en, laten we eerlijk zijn, omdat je baas het van je eist. Om deze druk te bestrijden, zouden managers aan jobcrafting moeten doen of mensen in staat moeten stellen om hun werkdagen zelf in te richten. Ook moet het acceptabel worden dat medewerkers nee zeggen tegen vergaderverzoeken zonder angst voor gevolgen.

Aan het begin van elke werkweek moet iedereen die een vergaderverzoek krijgt, eerst het volgende overwegen:

• Hoe kan ik bijdragen aan het gesprek? 
• Wat kan ik uit deze vergadering halen dat mij kan helpen in mijn werk?
• Hoe kan ik anderen helpen op manieren die niemand anders kan? 

Als je jezelf deze vragen stelt, kan dat je helpen om te bepalen welke vergaderingen je accepteert en welke je beleefd afwijst, of waarvoor je een vervanger stuurt (bijvoorbeeld een teamgenoot die energie krijgt van persoonlijk contact). 

Daarnaast kun je medewerkers stimuleren om in de agenda tijdsblokken te reserveren voor focustijd zodat ze zich kunnen richten op betekenisvol werk of werk waarvoor focus nodig is. Deze tijd moet worden beschermd, het is geen 'vrij te besteden tijd' die beschikbaar is voor dringende vergaderingen. Om dit tot de nieuwe norm te maken, moeten managers en andere leidinggevenden in het bedrijf gezonde grenzen stellen, door focustijd voor zichzelf te reserveren en onnodige vergaderingen zichtbaar af te wijzen. Ze moeten anderen stimuleren dit ook te doen. (Pro-tip: Vergroot de kans dat anderen je focustijd respecteren door je agenda op 'openbaar' te zetten, zodat ze zien wat je tijdsblokken inhouden).

6. De vergaderprincipes van het bedrijf duidelijk definiëren

Als je je eenmaal hebt toegelegd op het veranderen van je vergaderaanpak, maak het dan officieel. Maak een document met vergaderprincipes waarin de best practices en verwachtingen van het bedrijf worden beschreven, waaronder strategieën om mensen te helpen een gezondere vergadercultuur te ondersteunen. Beschrijf jouw beleid voor vergadervrije dagen, micropauzes, focustijd en de vrijheid om je af te melden voor een vergadering, en vermeld criteria voor het organiseren van effectievere vergaderingen, zoals:

• Aanwezigheid: Beperk verplichte aanwezigheid tot deelnemers die echt essentieel zijn voor de vergadering en nodig alle anderen uit als optionele aanwezigen.

• Agenda's: Deel een duidelijke schriftelijke agenda en doelen voorafgaand aan elke vergadering, zodat de genodigden kunnen beslissen of hun aanwezigheid iets toevoegt en, indien dit zo is, ze zich goed kunnen voorbereiden. 

• Opnames: Verstuur bij belangrijke vergaderingen achteraf een opname en een samenvatting van de belangrijkste punten, om te voorkomen dat mensen alleen aanwezig zijn om op de hoogte te blijven van belangrijke beslissingen.

Dit zijn slechts enkele manieren om de druk van vergaderingen te verlagen en mensen (waaronder jezelf) te helpen zich productiever en tevredener te voelen op het werk. Het verhelpen van overmatig vergaderen gaat niet vanzelf, en ook niet door volledig te vertrouwen op individuele efficiëntie. En zoals ik zelf heb ervaren, moet je jezelf er misschien voortdurend aan herinneren om vergadergewoonten toe te passen die in jouw voordeel werken (en niet in je nadeel). Maar met inspanning, discipline en ondersteuning van het management kun je vergaderingen onder controle houden en effectiever maken voor jezelf en het bedrijf.