Rekruteren vergt strategie, zeker binnen een krappe arbeidsmarkt. De juiste kandidaten werven en selecteren vergt tijd, middelen en overleg. Bovendien zijn er heel wat manieren om personeel te werven. In dit artikel vind je een plan van aanpak dat je kan aanpassen aan jouw noden en wensen, zodat je in staat bent om doelgericht te rekruteren.

Rekruteren: voorbereiding is het halve werk

Personeel rekruteren is een tijdrovende bezigheid, dat is onvermijdelijk. Er zijn echter heel wat manieren om het proces te vereenvoudigen en te consolideren, zodat je zo efficiënt mogelijk gebruik maakt van de tijd die je investeert. Voorbereiding is daarbij van het grootste belang. Als je het werven en selecteren effectief voorbereidt, maak je minder kans om tijdens het selectieproces vertraging op te lopen en kandidaten te verliezen.

Eén deel van die voorbereiding is je employer branding. Als het duidelijk is wat de waarden en normen van je bedrijf zijn, welke sfeer je wilt uitdragen en wat voor werkomgeving je wilt creëren, dan wordt het veel gemakkelijker om de juiste kandidaten aan te trekken. Die zullen immers aangetrokken worden door het imago van je bedrijf. Investeren in employer branding loont daarom, zeker op lange termijn.

Een tweede deel van goede voorbereiding is een helder en overzichtelijk proces op te stellen voor het rekruteren van nieuwe medewerkers. Dat betekent dat je weet welke stappen er zijn in het proces, hoelang deze zullen duren, en wie er allemaal bij betrokken is. Het is ook van groot belang om alle betrokkenen mee te krijgen in het verhaal. Maak je medewerkers warm voor de komst van een nieuwe collega en betrek hen bij de keuzes. Vermijd in ieder geval dat het rekruteren alleen maar extra werk op het bord van je team betekent: maak er ruimte voor vrij in hun kalender.

Werven en selecteren in 6 stappen

Hoe ziet het proces van kandidaten werven er dan uit? We kunnen het opdelen in zes duidelijke stappen. Afhankelijk van het soort profiel waarvoor je rekruteert, kunnen daar extra substappen bij komen kijken, maar deze zes stappen komen steeds in een of andere vorm terug. Je kan ze aanpassen naargelang de behoeften van jouw bedrijf, zodat je uiteindelijk tot een gestandaardiseerd proces komt dat werkt voor jou, je medewerkers en je kandidaten.

1. De vacature opstellen

Wanneer er een nieuwe positie ontstaat of een bestaande positie open komt, heb je een vacature nodig. Een goede vacaturetekst is van het grootste belang: het zorgt ervoor dat de juiste kandidaten zich aangetrokken voelen tot de job, maar dat ze ook weten wat ze kunnen verwachten. Hoe duidelijker de jobvereisten, hoe meer kans dat alleen kandidaten met de juiste vaardigheden en ervaring ook solliciteren.

Het is daarbij van belang om het functieprofiel duidelijk, maar niet te restrictief en niet te uitgebreid te maken. De juiste balans vinden vergt wat oefening en herziening, dus neem de tijd voor deze stap en vraag inspraak van alle medewerkers die een gelijkaardige functie hebben of met de nieuwe collega zullen samenwerken.

2. De vacature verspreiden

Wanneer de vacaturetekst klaar is, is het tijd om de vacature openbaar te maken. Daar komen een aantal keuzes bij kijken: kies je voor één job board of meerdere? Zet je in op sociale media, of misschien zelfs op print? Er is geen juiste of foute keuze op dit vlak: het belangrijkste is na te denken over waar je het meeste kans maakt om de mensen te vinden die je zoekt. Het kan daarbij ook helpen om aan huidige werknemers te vragen waar zij op zoek gingen naar een job en hoe ze je bedrijf gevonden hebben.

Zorg bij deze stap dat je een realistisch schema opstelt voor hoelang je de vacature open houdt. Stel ook iemand aan die verantwoordelijk is voor het verzamelen van de verschillende sollicitaties en die het overzicht bewaart over de kandidaten. Zo kan je om de paar dagen een update vragen over hoeveel sollicitaties er binnenkomen.

3. Kandidaten screenen

Voldoende cv’s ontvangen? Tijd om de kandidaten te screenen en keuzes te maken over wie je op gesprek wilt vragen. Het is belangrijk om bij het lezen van cv’s en motivatiebrieven vooral naar de essentie te kijken. Gaten in cv’s of weinig inspirerende opmaak zijn niet de kern van de zaak: waar het om draait is of de kandidaat de juiste vaardigheden bezit voor de job. Kijk daarom eerst naar ervaring en diploma’s, daarna pas naar verdere details. Probeer ook niet in één keer de beste kandidaten eruit te halen: het screenen gebeurt best in verschillende rondes, waarbij je steeds in meer detail gaat kijken tot je nog enkele kandidaten overhoudt.

4. Sollicitatiegesprekken voeren

Na het screenen ben je klaar om kandidaten op gesprek uit te nodigen. Vergeet ook niet de niet-geselecteerde kandidaten een mailtje te sturen, zodat ze niet vol valse hoop zitten te wachten. Denk op voorhand goed na over hoe je de sollicitatierondes wilt laten verlopen. In dit stadium kan je ook kiezen voor een selectieproef of een opdracht, maar communiceer dat wel ver genoeg vooraf aan de kandidaten, zodat die een eerlijke kans hebben om zich voor te bereiden.

Maak ook slimme keuzes over wie de gesprekken voert en bespreek samen welke vragen relevant zijn. Een kort gesprek met vragen waarmee kandidaten hun vaardigheden kunnen tonen is meer waard dan een ellenlang gesprek over voorgaande ervaring, voorkeuren en wensen. Staar je niet blind op zaken als cultural fit, maar probeer echt naar de essentie van de zaak te gaan. Sollicitatiegesprekken zijn een vaardigheid: hoe vaker je ze doet, hoe beter je erin wordt. Evalueer dus ook zeker achteraf, en vraag zelf feedback aan de kandidaten over hun candidate experience.

5. Knopen doorhakken

Tijd voor de grote beslissing: wie neem je aan? In deze stap kan je ervoor kiezen om referentiechecks uit te voeren, zodat je ook een meer neutrale garantie hebt over de kwaliteit van de kandidaten. Daarnaast consulteer je uitgebreid het team waarin de nieuwe medewerker terecht zal komen. Probeer om zo objectief mogelijk te formuleren waarom je de ene kandidaat zou verkiezen boven de andere, zo vermijd je dat er onbewuste vooroordelen of veronderstellingen in de keuze kruipen.

6. Onboarding

Wanneer je gekozen kandidaat de job heeft aanvaard, is het belangrijk dat je je nieuwe medewerker helpt om een vliegende start te nemen en zich meteen thuis te voelen op het werk. Dat doe je met een goede onboarding. Belangrijk is dat je het hele team betrekt om nieuwe medewerkers te verwelkomen en hen op weg te helpen. Een onboarding-strategie is niet alleen nodig om de eerste week goed te laten verlopen, maar heeft minstens betrekking op de eerste honderd dagen en bij voorkeur zelfs het hele jaar. Hierdoor voelen nieuwe werknemers zich actief ondersteund en zijn ze meteen enthousiast om op lange termijn voor je te blijven werken.Met deze zes stappen creëer je een rekruteringsstrategie die werkt voor jouw bedrijf en die bovendien objectief en herhaalbaar is. Meer tips voor de concrete invulling van iedere stap vind je op Indeed Inspiration.