Werken met freelancers kan als werkgever spannend zijn, maar het is de moeite waard. Zowel grote bedrijven als kleine startups kunnen voordeel halen uit een samenwerking met getalenteerde freelancers. In dit artikel lees je wat de voordelen zijn en hoe je effectief freelancers kan aanwerven die een aanwinst betekenen voor je bedrijf.

Werken met freelancers: zeven voordelen

Werkgevers die nog nooit met freelancers gewerkt hebben, aarzelen soms om deze stap te zetten. Ze weten niet goed wat ze moeten verwachten of hebben het gevoel dat ze weinig controle hebben over het eindresultaat. Toch is werken met freelancers in bepaalde contexten een bijzonder voordelige rekruteringsstrategie: het kan veel tijd en geld besparen. Hieronder bespreken we zeven voordelen van het werken met freelancers. Daarna bekijken we hoe je dit best aanpakt.

1. Snel inzetbaar

Freelancers zijn veel sneller in te zetten dan nieuw personeel. Er komt geen ellenlange sollicitatieprocedure aan te pas: je bekijkt een paar portfolio’s, start een conversatie en voor je het weet kan er iemand aan de slag. Freelancers aanwerven is dus een goede oplossing wanneer je een specifieke taak hebt die snel uitgevoerd moet worden en waarvoor er binnen je bedrijf niet de juiste kennis en ervaring bestaat.

2. Oplossing voor arbeidskrapte

Door de recente arbeidskrapte op de Belgische markt hebben werkgevers moeite om sommige vacatures ingevuld te krijgen. Freelancers kunnen dan een goede (tijdelijke) oplossing zijn om dat gat op te vullen. Zeker in sectoren met medewerkerstekorten kan inzetten op freelancers redding brengen als je vacatures maandenlang blijven openstaan.

3. Inwerken hoeft niet

Freelancers hebben maar weinig instructies nodig om een taak uit te voeren. Ze zijn gespecialiseerd in hun vakgebied en kunnen jou als werkgever perfect advies geven over hoe je iets het best aanpakt. Een korte briefing via videocall is meestal genoeg om een taak tot een goed einde te brengen. Nieuwe werknemers moet je daarentegen onboarden en langdurig inwerken voordat ze volop kunnen meedraaien.

4. Geen verdoken kosten

Wanneer je een freelancer inzet, weet je op voorhand hoeveel een bepaalde taak of een project je zal kosten en wanneer het klaar zal zijn. Freelancers zijn daardoor goedkoper dan personeel. Sommige werkgevers kunnen gek opkijken van de prijzen van freelancers: hun dag- of uurprijs kan op het eerste gezicht verbazend hoog lijken. Vergeet echter niet dat je freelancers geen vakantiegeld, pensioenbijdrage, bonussen en dergelijke moet uitbetalen. Ze maken meestal ook geen gebruik van je werkplek, wat ook weer kosten bespaart.

5. Flexibel inzetbaar

Je medewerkers hebben een bepaald takenpakket en bijbehorende verwachtingen. Om dat takenpakket te veranderen, moet je de dialoog aangaan met de medewerker en samen bekijken welke verschuivingen er mogelijk zijn. Freelancers zijn veel flexibeler om in te zetten: je zoekt de persoon met de juiste expertise voor de job en betaalt deze persoon alleen voor het werk dat hij of zij doet. Nadat het project afloopt, zijn er geen verdere verwachtingen. Heel handig als werkgever: je hoeft de aard van het werk niet aan te passen aan de voorkeuren van je medewerkers.

6. Specialistische taken uitbesteden

Soms heb je in je bedrijf nood aan een bepaalde expertise, maar houdt het geen steek om daar iemand fulltime of zelfs parttime voor aan te werven. Denk maar aan het vertalen van je bedrijfscommunicatie of het uitwerken van advertentiecampagnes: in de meeste kleine tot middelgrote bedrijven is er geen fulltime nood aan deze expertise, maar wel enkele keren per maand of jaar. Vaak komen er dan allerlei verschillende taken tegelijk terecht bij het marketing- of communicatieteam, waarbij je medewerkers niet alle taken kunnen opnemen. Deze taken uitbesteden aan een externe specialist is meestal een betere oplossing.

7. Samenwerken op lange termijn

Freelancers zijn niet alleen geschikt voor korte projecten en eenmalige taken. Het is ook perfect mogelijk om met freelancers een langdurige relatie op te bouwen. Zo kan je bepaalde taken telkens uitbesteden zonder je zorgen te moeten maken over het resultaat. Een betrouwbare werkkracht die je telkens opnieuw flexibel kan inzetten, maar alleen hoeft te betalen voor het werk dat hij of zij doet: voordeliger wordt het niet als werkgever.

Freelancers werven, hoe doe je dat?

Het is eenvoudiger om freelancers aan te werven dan nieuw personeel. Hieronder geven we een overzicht van waarmee je best rekening houdt.

1. Maak een geschikte vacature

Een vacature voor een freelancer ziet er anders uit dan eentje voor een nieuwe medewerker. Het doel van je vacature is niet de beste kandidaten aantrekken, maar wel een zo duidelijk mogelijke omschrijving geven van de inhoud en omvang van de taak. Zo kunnen geïnteresseerde freelancers accuraat inschatten of de opdracht zal passen bij hun expertise en in hun schema. Zorg dat je vacature zeker de volgende gegevens bevat:

  • duidelijke en niet te lange taakomschrijving
  • locatie
  • gewenste deadline
  • budget, indien dit vastligt
  • vermoedelijke duur/omvang van de opdracht
  • of de freelancer zelfstandig zal werken of in regelmatige communicatie zal staan met personeel van je bedrijf

Als je voor het eerst een freelancer aanneemt, is het goed mogelijk dat je niet kan inschatten hoe lang een taak zal duren of wat een realistisch budget is. Dat hoeft geen probleem te zijn: geef aan dat je graag van de freelancer hoort wat mogelijk is. Een vacature plaatsen via Indeed is natuurlijk een goede optie, maar het is niet altijd noodzakelijk: vraag ook even rond bij je netwerk of ze iemand kennen die geschikt is voor de opdracht. Via zulke referenties weet je meteen dat je de persoon in kwestie kan vertrouwen.

2. Check het portfolio

Het is niet zinvol om een freelancer een motivatiebrief te doen schrijven: je hoeft immers niet uit te zoeken of deze persoon een goede cultural fit is om bij je bedrijf te komen werken. Bekijk in de plaats daarvan het portfolio van de freelancer: heeft hij of zij al eerder gelijkaardig werk geleverd, of met klanten in dezelfde sector gewerkt? Op basis daarvan neem je contact op met de meest geschikte kandidaat.

3. Ga het gesprek aan

Houd communicatie met freelancers kort en krachtig. Plan een videocall waarin je meteen heel helder uitlegt wat de verwachtingen van het project zijn. Blijkt dat de opdracht toch niet bij de freelancer past, dan kan deze dat snel aangeven, zodat je geen van beiden tijd verspilt. Zorg dat de verwachtingen langs beide kanten helder zijn, vooral wat er wanneer afgeleverd moet worden, de prijs en de betaaltermijn.

4. Stel een contract op

Voor kleine opdrachten kan een contract overbodig lijken, maar alles op papier hebben biedt beide partijen bescherming. Veel freelancers hebben een eigen template met hun voorwaarden erin, dus je kan daarnaar vragen en dit document samen aanpassen. Deze kleine tijdsinvestering kan later discussie en onduidelijkheid voorkomen.

5. Vlotte communicatie

Maak duidelijk met de freelancer op welke basis er contact wordt gehouden tijdens het project. Vindt de freelancer het oké om opgebeld te worden? Wil je graag een wekelijkse e-mail met updates? Duidelijke afspraken zorgen ervoor dat niemand gefrustreerd raakt door meer of minder communicatie dan verwacht.

6. Betaal op tijd

Heeft de freelancer het project afgerond, betaal de factuur dan zo snel mogelijk. Veel bedrijven hebben relatief lange betaaltermijnen. Dat is prima voor het werken met leveranciers of klanten, maar voor freelancers kan een trage betaling rampzalig zijn. Houd daar rekening mee, zodat je een goede relatie behoudt met de freelancer. Veel freelancers hebben ook baat bij een goede review voor op hun website of als referentie voor toekomstige klanten. Spontaan een review aanbieden zal iedere freelancer erg blij maken.

Tijd om de stap te wagen en de voordelen van het aanwerven van freelancers zelf te ontdekken? Op Indeed vind je alle tools die je nodig hebt.