Time-to-hire en time-to-fill: belangrijke KPI’s in je recruitmentproces

‘Time-to-hire’ en ‘time-to-fill’ zijn twee belangrijke KPI’s in je rekruteringsproces. Maar wat is precies het verschil tussen beide, en hoe gebruik je deze data om de rekruteringsstrategie van je bedrijf te verbeteren? In dit artikel lees je er alles over.

Time-to-hire vs. time-to-fill: wat is het verschil?

Met data als time-to-hire en time-to-fill meet je hoeveel tijd er verloopt tussen twee punten in het rekruteringsproces. Ze worden vaak met elkaar verward, maar er is wel degelijk een belangrijk verschil.

Time-to-fill is de tijd die verstrijkt tussen het publiceren van de vacature en het moment dat je gekozen kandidaat de job aanneemt. Time-to-fill meet dus in feite de volledige tijdsduur van het rekruteringsproces. Time-to-hire geeft aan hoeveel tijd er verstrijkt tussen het moment dat de kandidaat solliciteert en het moment dat hij of zij de job aangeboden krijgt. Deze statistiek zegt daarom vooral iets over het sollicitatieproces.

Waarom time-to-hire/fill meten?

Bijhouden hoe lang je time-to-fill en time-to-hire zijn, helpt jou om je rekruteringsstrategie te verbeteren. Als een van beide erg lang is, of als ze allebei erg lang zijn, kan dat aangeven dat er een probleem is met je vacature of je sollicitatiegesprekken. Bovendien zijn lange rekruteringsprocessen nefast voor je bedrijf, omdat de kans dan veel groter is dat toptalenten tijdens de onboarding afhaken. Vacatures die lang openstaan kunnen ook voor overmatige druk op andere medewerkers zorgen.

Er geldt geen vast streefdoel voor time-to-fill en time-to-hire. Benchmarks verschillen per sector en zijn ook afhankelijk van de arbeidskrapte op de markt. Over het algemeen geldt wel dat korter beter is, zolang er geen overhaaste beslissingen genomen worden. Hieronder bekijken we in meer detail wat time-to-fill en time-to-hire je kunnen vertellen over de effectiviteit van je aanwervingsprocessen.

Time-to-hire: zegt iets over de kwaliteit van je candidate experience

Een te lange time-to-hire is geen goed nieuws voor bedrijven. Het biedt immers een weinig aangename candidate experience voor de sollicitant. Blijft de sollicitatieprocedure te lang aanslepen, dan riskeer je dat kandidaten afhaken of zelfs gaat ‘ghosten’: ze verdwijnen simpelweg met de noorderzon, en dat nadat je al heel wat tijd en geld hebt geïnvesteerd in het aanwerven.

Een lange time-to-hire kan er ook op wijzen dat de selectie- en sollicitatieprocessen inefficiënt zijn. Streven naar het verkorten van de time-to-hire kan je helpen met het evalueren en verbeteren van deze processen.   

Time-to-hire verkorten

Hoe pak je dat dan aan? Een goede planning is essentieel. Maak een duidelijk schema van de verschillende stappen in het rekruteringsproces en stel deadlines op voor iedere stap. Zorg ook dat je het proces zo eenvoudig mogelijk maakt en geen overbodige stappen introduceert. Consulteer ook de kalender van alle betrokkenen zodat het proces niet wordt vertraagd doordat essentiële beslissingsmakers afwezig zijn. Houd het wel realistisch. Je wilt ook niet dat de beslissingen overhaast gemaakt worden, of dat je personeel ervoor moet overwerken.

Ghosting en afhakende kandidaten voorkom je dan weer met goede communicatie. Geef bij voorkeur al in de vacature aan welke stappen er bij het rekruteringsproces te pas komen en binnen welke tijd je denkt deze stappen te realiseren. Zo weten kandidaten wat ze moeten verwachten. Zorg natuurlijk wel dat je deze verwachtingen ook inlost: niets geeft een kandidaat meer stress dan op een telefoontje zitten te wachten dat niet komt. Goede communicatie is essentieel: als jij vlot communiceert, zullen kandidaten ook meer geneigd zijn om snel in te spelen op je vragen.

Time-to-fill: zegt iets over de kwaliteit van je rekruteringsproces

Een lange time-to-fill betekent dat vacatures lange tijd open blijven staan, wat grote gevolgen kan hebben voor je bedrijfsvoering. Time-to-fill wordt natuurlijk gedeeltelijk beïnvloed door de arbeidsmarkt en de sector: in een sector met medewerkerstekorten is het moeilijker om de time to fill kort te houden. Het zal immers meer tijd en moeite kosten om voldoende geschikte kandidaten te vinden en te overtuigen om voor jouw bedrijf te kiezen.

Maar krappe markt of niet, time-to-fill zegt ook veel over de efficiëntie van je rekruteringsstrategie. Een lange time-to-fill kan wijzen op een te ingewikkelde sollicitatieprocedure, een mismatch tussen wat je vraagt en wat de job echt vereist, of nog erger: een fundamenteel probleem met je employer branding. Het is daarom een KPI die je maar beter in het oog houdt.

Time-to-fill verkorten

Wil je de time-to-fill verkorten, dan moet je eerst evalueren waar de struikelblokken in het proces zich precies bevinden. Slaag je erin om op korte tijd veel sollicitaties binnen te krijgen, maar duurt het daarna erg lang om de juiste kandidaten te selecteren? Dan is het vooral je time-to-hire die niet goed zit, en zal je allereerst naar de tips hierboven moeten kijken.Ligt de moeilijkheid bij het vinden van de juiste kandidaten zelf, dan is een grondige evaluatie van je vacature aan de orde. Is je vacature te lang, te veeleisend of net te vaag? Vormt een gebrek aan loontransparantie een barrière voor kandidaten? Of is je vacature niet zichtbaar genoeg? Uiteraard is Indeed gebruiken een goede manier om je vacature te adverteren aan een wijde pool kandidaten. Met de tips op Indeed Inspiration ga je zelf eenvoudig aan de slag om je vacatureteksten te optimaliseren.