Hybride werken als hefboom voor succes

Hybride werken is definitief ingeburgerd sinds de pandemie, en dat is geen verrassing: bedrijfsleiders ontdekken nu hoeveel voordelen het biedt. Het spaart niet alleen kosten uit aan infrastructuur en pendelen: werknemers die hybride werken zijn ook minder vaak kort afwezig, werken efficiënter en vinden een betere balans tussen werk en privé. Maar bij de vele voordelen wil je natuurlijk dat het ook haalbaar blijft voor je bedrijf zelf. Welke kansen biedt hybride werken voor je organisatie, en welk beleid is daarbij nodig?

Hybride werken: van giswerk naar duurzaam beleid

Hybride werken is een van de belangrijkste verschuivingen op de arbeidsmarkt als gevolg van de coronapandemie. Uit onderzoek bleek dat slechts 7% van de werknemers het zag zitten om na het noodgedwongen thuiswerk opnieuw fulltime naar kantoor te gaan. De meeste personeelsleden willen hybride werken, ook op lange termijn. Denk je dat dit overeenstemt met wat je eigen werknemers denken? Met een peiling op de werkvloer krijg je een nauwkeurig beeld van het aantal mensen dat hybride wilt werken, en vooral: wat dit dan concreet betekent binnen je bedrijf. Zo kun je een geïnformeerd beleid opstellen.

Over beleid gesproken: na het einde van het verplichte thuiswerk wijzigden vele bedrijven hun beleid in een 2/3-systeem, oftewel twee dagen per week thuiswerken en drie dagen op kantoor. Meestal is die aanpak echter niet gebaseerd op onderzoek of een weldoordachte strategie, maar lijkt het simpelweg een redelijke balans waarmee je als bedrijfsleider iedereen min of meer tevreden stelt. Veel werkgevers hebben trouwens last van ‘proximity bias’: het idee dat medewerkers meer betrokken zijn als ze fysiek aanwezig zijn. Hen deeltijds verplicht naar kantoor roepen, lijkt dan een goede keuze.

Anderzijds zagen veel bedrijven het hybride werken als een prima kans om te besparen op kantoorruimte. Maar toen kwam de energiecrisis en die leek veel mensen te motiveren om toch weer meer naar kantoor te gaan, zodat ze hun woning niet hoefden te verwarmen. Met andere woorden: ook de voorkeuren van werknemers en trends op de arbeidsmarkt kunnen weer veranderen, wat efficiënt gebouwbeheer moeilijk maakt. Een duurzame visie die bij jouw bedrijf past, is dus noodzakelijk.

Hybride werken op lange termijn

Wil je van hybride werk ook op de lange termijn een succes maken? Dan bereik je het beste resultaat door vooral naar de unieke situatie van jouw bedrijf te kijken. Welke teams kunnen bijvoorbeeld makkelijker vanop afstand werken? Welke werkomgeving zorgt ervoor dat werknemers beter presteren? De ideale balans tussen thuis- en kantoorwerk verschilt vaak van team tot team. Ga daarom in gesprek met je managers en werknemers, en bepaal wat mogelijk is per afdeling, team, of zelfs op functieniveau. Is er werk dat echt op locatie moet worden uitgevoerd? Is het nodig om het hele team af en toe samen op kantoor te hebben, of is daar geen intrinsieke reden voor? En wat willen je werknemers zelf?

Op basis van de verzamelde informatie kun je dan een beleid ontwikkelen waarin elke medewerker een plaats krijgt. Er zijn heel wat oplossingen mogelijk: één verplichte kantoordag per week, volledige individuele flexibiliteit, ieder team laten kiezen op basis van de eigen agenda, enzovoort. Ongeacht de keuzes die je maakt, is het belangrijk om transparant te communiceren, beslissingen voldoende te staven en die regelmatig te evalueren. Zo creëer je een beleid dat voor iedereen werkt en tegelijk flexibel blijft, naargelang de omstandigheden.

Wat met je kantoorruimtes?

Als bedrijfsleider stel je je misschien wel de vraag wat je met je kantoorruimtes moet aanvangen als meer mensen hybride werken. Worden je investeringen dan wel optimaal benut? Heel wat kantoren blijven leeg of medewerkers maken minder vaak gebruik van de catering. En de oplossing? Die ligt niet meteen voor de hand bij een flexibel thuiswerkbeleid, want dan is niet duidelijk hoeveel mensen er op een bepaalde dag op kantoor zijn. En één kantoor voor vele medewerkers is ook niet efficiënt, omdat landschapskantoren de gezondheid en productiviteit net verlagen.

Wat is er dan wel nodig? Het antwoord is te vinden bij je bedrijf. Wat hebben je werknemers nodig, en hoe vaak? Vooral bij teamvergaderingen en brainstormsessies is er bijvoorbeeld kantoorruimte nodig. Vergaderzalen en multi-inzetbare ruimtes zijn daarvoor heel geschikt. Daarnaast kan het handig zijn om te investeren in een makkelijk te gebruiken online reservatiesysteem, zodat iedereen vlot in- en uitcheckt.

Een andere mogelijkheid is om je kantoor te decentraliseren. Zo kun je in plaats van een groot kantoorgebouw in Brussel kiezen voor kleinere kantoren op enkele strategisch gelegen plaatsen doorheen het land. Een alternatief is om met coworking spaces samen te werken, zodat je werknemers steeds in een comfortabel kantoor terecht kunnen. Hybride werken betekent dus ook dat je een langetermijnvisie hebt op de werklocaties waar je je bedrijf strategisch wilt positioneren en vestigen.

De bedrijfscultuur bewaken

Veel bedrijfsleiders maken zich zorgen dat meer thuiswerk na verloop van tijd zal leiden tot een erosie van de bedrijfscultuur. Maar wat houdt die bedrijfscultuur precies in? Vaak wordt het begrip geïnterpreteerd als hoe werknemers met elkaar en met klanten omgaan, wat de sfeer op de werkvloer is, en in welke mate werknemers zich nauw betrokken voelen bij het bedrijf. Als medewerkers hybride werken, is het vaak een uitdaging om de sociale cohesie in stand te houden.

Of niet? Concepten als goed werkgeverschap en een sterke employer brand hebben een andere betekenis gekregen sinds de pandemie. De bedrijfscultuur hangt vooral af van de plaats die het hybride werken krijgt binnen je organisatie. Werknemers flexibel laten werken toont dat je vertrouwen hebt in hun inzet, en dat je waarde hecht aan de balans tussen werk en privé. Welke werknemer zou niet graag werken voor een bedrijf dat zulke waarden uitstraalt?

En maak je je toch nog zorgen? Dan is een evaluatieronde aan de orde. Stel je werknemers zelf de vraag in welke mate ze zich betrokken voelen bij het bedrijf en wat er anders of beter zou kunnen. Je bedrijfscultuur komt namelijk tot stand door de mensen die er werken – of dat nu op kantoor of elders is.