door Derek Diviney, EMEA VP of Sales and Customer Service bij Indeed in Dublin, Ierland

Als VP of Sales and Customer Service voor Europa, het Midden-Oosten en Afrika van Indeed praat ik vaak met klanten over het belang van het verkorten van de time-to-hire. Het is een topprioriteit voor Indeed, maar het is ook iets waar ik enthousiast over ben vanwege een ervaring die ik eerder in mijn carrière had. Ik solliciteerde naar een job bij een groot technologiebedrijf en nadat ik hoorde dat ik door de eerste screeningsronde was gekomen, heb ik 13 sollicitatiegesprekken gevoerd gedurende een periode van vijf maanden. Ik was in eerste instantie erg enthousiast over de functie, maar het slepende proces heeft dat tenietgedaan. Het bedrijf kwam uiteindelijk bij me terug met een aanbod, maar op dat moment voelde ik me zo gefrustreerd en in tweestrijd dat ik bij bijna elk ander bedrijf zou zijn weggelopen. Ik nam de job aan en bleef meer dan tien jaar, en ik was vastbesloten dat geen enkele andere sollicitant zou moeten meemaken wat ik heb meegemaakt. Tegen de tijd dat ik vertrok, was het buitengewoon zeldzaam dat een kandidaat meer dan vijf sollicitatiegesprekken had.

Mijn ervaring is niet uniek. Uit een recent onderzoek blijkt dat 62% van de professionals interesse in een job verliest als de werkgever binnen twee weken niets van zich laat horen. Dat aantal stijgt naar 77% als er binnen drie weken geen statusupdate komt.

Op een overvolle arbeidsmarkt zijn bedrijven met een langzame time-to-hire, dat wil zeggen de hoeveelheid tijd die nodig is om het rekruteringsproces te voltooien, duidelijk in het nadeel. Bedrijven ontvangen gemiddeld 250 sollicitaties voor elke functie op strategisch niveau, en leiders moeten zich realiseren dat de hoogst gekwalificeerde sollicitanten waarschijnlijk bij meerdere bedrijven tegelijk solliciteren. Zelfs populaire bedrijven lopen het risico toptalent mis te lopen als het proces te lang duurt. 

Door het rekruteringsproces te stroomlijnen en systemen te implementeren waarmee teams sneller beslissingen kunnen nemen, kunnen bedrijven gekwalificeerde, veelgevraagde werkzoekenden aantrekken, terwijl ze voorkomen dat ze deze kandidaten verliezen aan concurrenten. Ik wil je vertellen waarom ik er zo van overtuigd ben dat het verkorten van de time-to-hire een topprioriteit zou moeten zijn voor je organisatie, en ik wil je ook enkele tips geven over hoe je dit kunt doen.

Het verkorten van het rekruteringsproces verhoogt de efficiëntie en vermindert verspilling

Kort gezegd: een langdurig rekruteringsproces kost je bedrijf geld. Hoe langer het duurt om een vacature in te vullen en hoe meer stappen er nodig zijn om tot een beslissing te komen, hoe meer tijd en hulpmiddelen er worden verspild, waardoor de productiviteit afneemt en de kosten stijgen. Dit betekent niet dat je moet bezuinigen of compromissen moet sluiten op het gebied van due diligence (de kosten van het aannemen van een ongeschikte nieuwe medewerker kunnen immers aanzienlijk zijn). Maar door de tijd tussen het openen van een vacature en het vullen ervan te verkorten, kunnen bedrijven veel efficiënter werken.

Deze kosten zijn van invloed op organisaties van elke omvang en in alle sectoren. De manager van een verzorgingshuis vertelde me onlangs dat hij, door de time-to-hire te verkorten van 45 dagen naar 25 dagen, meer bewoners kon huisvesten, wat resulteerde in een hogere bezettingsgraad en hogere inkomsten. Een ander voorbeeld: hoe langer hotelmanagers erover doen om personeel aan te nemen dat gebouwen onderhoudt en kamers schoonmaakt, hoe minder mensen er zijn om gastenkamers schoon te maken, waardoor de capaciteit afneemt. 

Het sneller aannemen van personeel zorgt ervoor dat organisaties effectiever werken en de winst maximaliseren. Door vacatures sneller in te vullen, kunnen bedrijven zorgen voor een optimaal personeelsbestand en een efficiënte werkverdeling, en de belasting van bestaande werknemers verminderen. Dit kan op zijn beurt de algemene teamprestaties en het succes van de organisatie versterken.

Efficiënter mensen aanwerven verbetert je werkgeversimago

Een korter rekruteringsproces verbetert altijd de candidate experience en versterkt je werkgeversimago. Werkzoekenden waarderen een gestroomlijnd rekruteringsproces, omdat het blijk geeft van respect van het bedrijf voor hun tijd en toewijding om tijdig beslissingen te nemen. Indeed werkt bij vele organisaties nauw samen met de recruitmentteams om hen te helpen de time-to-hire te verkorten. Een overheidsorganisatie waarmee we samenwerken, heeft een proces ontwikkeld waarbij sommige kandidaten al binnen 48 uur na de screening een aanbieding kunnen ontvangen.

We hebben ontdekt dat succesvolle sollicitanten meteen evangelisten worden en hun positieve ervaringen delen met vrienden en familie. Zelfs afgewezen sollicitanten stellen een snelle en geïnformeerde beslissing op prijs. Uit onderzoek blijkt dat bijna driekwart van de werkzoekenden die een negatieve sollicitatie-ervaring heeft gehad, dit deelt op sites zoals Glassdoor. Een positieve ervaring voor een kandidaat, ongeacht of deze aan het eind van het proces een aanbod heeft gekregen, kan resulteren in een grotere tevredenheid van de kandidaat, meer mond-tot-mondreclame en een betere reputatie als favoriete werkgever.

Naast alle andere voordelen hebben we ontdekt dat een kortere time-to-hire je bedrijf kan helpen om onbewuste vooroordelen te verminderen. Naarmate het proces vordert, hebben besluitvormers de neiging om vooraf bepaalde criteria en essentiële vaardigheden uit het oog te verliezen en zich meer te richten op andere meer subjectieve factoren. Daarom is het belangrijk om harde criteria voorop te stellen en deze als leidraad te gebruiken tijdens het volledige rekruteringsproces. 

Wat je kunt doen om je time-to-hire te verkorten

Er is geen precieze ideale doorlooptijd voor recruitment maar ik raad alle bedrijven aan het tempo van hun concurrenten te evenaren of te verbeteren. Door prioriteit te geven aan snelheid, krijgen bedrijven een concurrentievoordeel bij het binnenhalen van toptalent en verkleinen ze het risico om potentiële kandidaten te verliezen aan concurrerende organisaties. 

De eerste stap om de time-to-hire te stroomlijnen, is je huidige processen onder de loep te nemen en drie belangrijke vragen te stellen: 

  1. Is iedere fase vereist?
  2. Zoeken we via de juiste kanalen naar talent om te zorgen voor een sterke pipeline met kandidaten?
  3. Communiceren we snel met kandidaten en met elkaar? 

Automatisering binnen HR kan ook een cruciale rol spelen bij het verkorten van de time-to-hire, met name tijdens de screeningsfase. Door datagedreven screeningsvragen te implementeren, kunnen bedrijven snel geschikte kandidaten identificeren en door het proces leiden, terwijl ongeschikte sollicitanten worden weggeleid. Door het plannen en coördineren van sollicitatiegesprekken te automatiseren, wordt het proces verder gestroomlijnd, waardoor het voor zowel recruiters als kandidaten makkelijker wordt om door het recruitmentproces te navigeren en de effecten van vooroordelen te minimaliseren.

Een doorlooptijd van 48 uur van het plaatsen van een vacature tot het invullen hiervan lijkt misschien een onmogelijk doel, maar ik weet door de ervaring van onze eigen organisatie dat het kan. Onlangs stelde het executive team van Indeed zichzelf de uitdaging om onze eigen technologie te gebruiken om binnen een periode van twee dagen mensen aan te nemen voor professionele functies in dienstverlening, zoals een juridisch adviseur, marketeer en debiteurenbeheerders. Dit omvatte het plaatsen van een vacature en het binnen twee dagen uitnodigen van geïnteresseerde kandidaten voor Indeed Hiring Events. We hebben kandidaten gescreend met behulp van de recruitmenttools van Indeed, en vervolgens twee fasen van videogesprekken geregeld en uitgevoerd. Veel van deze geschikte kandidaten hebben we binnen een week nadat ze met het proces waren begonnen een job aangeboden. Zoals onze ervaring bij Indeed laat zien, is een snelle doorlooptijd van het plaatsen tot het invullen van de vacature mogelijk door strategisch gebruik van technologie en gestroomlijnde processen. De voordelen zijn zowel tastbaar als aanzienlijk: tijd en geld besparen, vooroordelen verminderen en kandidaten betrokken houden tijdens het rekruteringsproces. Bovendien zet het de organisatie neer als efficiënt, met respect voor de tijd van zowel werknemers als sollicitanten, wat een bedrijf op zijn beurt helpt om toptalent aan te trekken, de productiviteit te verhogen en het werkgeversmerk te versterken in de huidige competitieve arbeidsmarkt.