Regel alles met hr
Eerst moet je een vacatureaanvraagformulier ter goedkeuring aan de hr-afdeling voorleggen. Het hr-team kan een volledige achtergrondcontrole en soms zelfs een drugstest verlangen voordat een nieuwe medewerker officieel kan worden aangenomen.
Maak alle administratie in orde
Verzamel alle documenten die de nieuwe medewerker op zijn eerste dag moet ondertekenen, zoals belastingdocumenten en verschillende contracten of overeenkomsten. Leg leesmateriaal over het pakket met secundaire arbeidsvoorwaarden klaar en druk het medewerkershandboek af. Laat ook contactgegevens achter, zodat de nieuwe medewerker weet waar hij of zij terecht kan met vragen over de secundaire arbeidsvoorwaarden of het loon. Het kan daarnaast nuttig zijn om de vacaturetekst af te drukken als herinnering aan de verwachtingen die het bedrijf aan de functie stelt.
Zorg voor de vereiste werkbenodigdheden
Vraag alle benodigdheden een paar dagen van tevoren aan, zodat op de startdatum van de nieuwe medewerker alles functioneert. Alles moet bij aankomst startklaar zijn, van de computer en telefoon tot het toetsenbord en de muis.
Maak accounts aan en vraag inloggegevens aan
Regel met je IT-team, facilitair manager en boekhoudafdeling dat de medewerker toegang heeft tot alle relevante systemen en het gebouw. Verzamel alle inloggegevens, zodat de medewerker toegang heeft tot de toepassingen en software die nodig zijn om het werk uit te oefenen.
Richt de werkplek in
Zorg ervoor dat de medewerker over een bureau en stoel beschikt en over eventuele andere hulpmiddelen die hij of zij nodig heeft op de werkplek. Stel indien mogelijk een welkomstpakket voor de werkplek samen uit kantoorbenodigdheden met het bedrijfslogo erop.
Plan een voorlichtingssessie
Maak tijdens de eerste werkdag van de medewerker tijd vrij voor een voorlichtingssessie. Idealiter biedt dit de medewerker niet alleen de kans om papieren te ondertekenen, maar ook om de bedrijfscultuur te leren kennen, het organisatieschema te bekijken en te leren hoe verschillende afdelingen met elkaar omgaan.
Geef een rondleiding door het gebouw
Geef de medewerker een rondleiding van het gebouw en stel hem of haar aan de belangrijke personeelsleden van elke afdeling voor. Geef ook een plattegrond van het gebouw, zodat de medewerker alles kan vinden. Dit is tevens een goed moment om de toegangssleutel- of code te geven en het veiligheidsprotocol uit te leggen.
Wijs een begeleider toe
Stel de nieuwe medewerker voor aan de collega binnen de afdeling die tijdens de eerste weken zijn mentor zal zijn. Deze persoon kan vragen beantwoorden, de medewerker aan anderen binnen de afdeling voorstellen en belangrijke kennis over de organisatie overdragen. Een mentor draagt in grote mate bij aan het succes van de nieuwe medewerker, omdat deze voorkomt dat de medewerker zich alleen voelt tijdens het verkennen van zijn nieuwe functie.
Verstuur een welkomstmail
Verwelkom de nieuwe medewerker door een e-mail naar het personeel te sturen of door zijn komst tijdens een bedrijfsvergadering aan te kondigen. Je kan natuurlijk ook allebei doen. Laat andere medewerkers weten wat de nieuwe medewerker binnen het bedrijf gaat doen. Deel ook enkele interessante weetjes die ervoor zorgen dat anderen aansluiting bij hem of haar kunnen vinden. Deel bijvoorbeeld hobby’s, interesses en werkverleden. Deze introductie moet ervoor zorgen dat andere teamleden sneller contact leggen met de nieuwe medewerker.
Bespreek onboardingfeedback
Maak na de eerste of tweede week een afspraak met de nieuwe medewerker om erachter te komen hoe de acclimatisatie verloopt en of hij of zij nog feedback heeft over het onboardingplan. Dit gesprek zou kunnen blootleggen waar nog ruimte is voor verbetering binnen het onboardingproces en welke puntjes nog aan de onboardingchecklist voor nieuwe medewerkers kunnen worden toegevoegd.
Plan afspraken na 30, 60 en 90 dagen
Maak regelmatig afspraken met de nieuwe medewerker om te zien hoe de zaken ervoor staan, bijvoorbeeld na de eerste maand, de tweede maand en het eerste kwartaal. Tijdens deze vergaderingen kunnen medewerkers bezorgdheden of feedback over hun training delen en bespreken hoe zij het werk ervaren.
Afhankelijk van je doelstellingen zijn er meerdere punten die je eventueel aan je checklist voor nieuwe medewerkers kan toevoegen. Je kan er tevens voor kiezen om het document bij te werken op basis van veranderende behoeften of feedback van medewerkers. Dankzij een goed gestructureerde checklist voor nieuwe medewerkers kan je in elk geval een soepele overgang garanderen voor zowel het nieuwe teamlid als de manager en collega’s.
