Hoe schrijf je een afwijzingsmail?

Waarom moet ik een afwijzingsmail sturen?

Uit een enquête van Indeed blijkt dat maar liefst 44% van de kandidaten twee weken moest wachten op een reactie van de werkgever en nog eens 15% wachtte langer dan een maand. In dezelfde enquête stelt 55% van de werkzoekenden dat het digitale aanwervingsproces de ervaring inefficiënter heeft gemaakt en dat hun cv lijkt te verdwijnen in een ‘zwart gat’.*

Een sollicitant die sinds het versturen van een sollicitatiebrief de dagen telt tot een antwoord, ervaart die wachttijd als een eeuwigheid. Als hij of zij dan geen antwoord ontvangt, geeft dat een negatief beeld van het aanwervingsproces van je bedrijf.

Als je tientallen sollicitaties ontvangt voor een functie, lijkt het een vervelende en tijdrovende taak om iedereen die niet is geselecteerd een gepersonaliseerde afwijzing te sturen. Het is echter van groot belang dat je deze stap niet overslaat of uitstelt. Dit zijn de redenen waarom:

• Uit een afwijzingsmail blijkt dat je de inspanning van een sollicitant om te solliciteren en/of om op gesprek te komen erkent en de e-mail helpt een mogelijk negatief gevoel over je bedrijf te beperken.
• Als je sollicitanten op de hoogte stelt, blijven zij niet wachten op een antwoord en verminder je het aantal e-mails van de sollicitanten die vragen naar de status van het aanwervingsproces.
• Als een sollicitant indruk op je heeft gemaakt met zijn vaardigheden en je het idee hebt dat de sollicitant, ondanks dat hij of zij niet geschikt is voor de functie, wel goed bij de bedrijfscultuur past, kan je hem of haar aanbevelen om te solliciteren voor andere functies binnen het bedrijf.

Door een template voor een afwijzingsmail te maken, verminder je de tijd die je kwijt bent aan deze taak en geef je de sollicitanten de informatie die zij nodig hebben.

Wat moet ik opnemen in een afwijzingsmail?

Een grondige afwijzingsmail bevat de volgende onderdelen:

• • Een ‘hartelijk bedankt’

    Bedank een sollicitant altijd voor zijn of haar interesse in het bedrijf en de tijd die hij of zij heeft geïnvesteerd in het schrijven van een sollicitatiebrief en in het sollicitatiegesprek. Dit is niet alleen beleefd, maar laat de sollicitant ook weten dat je organisatie de tijd van anderen waardeert.

• • Personalisatie

    Gebruik de voornaam van de sollicitant en de functie. Zeg indien mogelijk ook iets over het gesprek of vermeld een specifieke eigenschap die je op prijs stelt.

• • Feedback

    Sollicitanten waarderen de input van werkgevers die het sollicitatiegesprek hebben afgenomen, omdat het inzicht geeft in mogelijke verbeterpunten en het helpt bij het overwegen van de volgende stappen in hun zoektocht naar een job. Als je bijvoorbeeld een kandidaat afwijst en iemand met meer ervaring aanwerft, kiest de sollicitant in de toekomst mogelijk voor een positie die beter past bij zijn of haar carrièreniveau.

• Uitnodiging om opnieuw te solliciteren

  Als je het idee hebt dat een kandidaat in een andere capaciteit goed bij de bedrijfscultuur past, laat dan weten dat je graag wil dat de kandidaat in de toekomst op andere functies solliciteert. Als je echter het idee hebt dat een sollicitant niet bij de cultuur of het niveau past, is het niet nodig deze uitnodiging in je bericht op te nemen.

Voorbeeldtemplates van afwijzingsmails

Dit zijn twee voorbeelden van e-mails die werkgevers kunnen sturen aan sollicitanten die niet zijn geselecteerd voor een functie.

Voorbeeld van een afwijzingsmail voor sollicitanten die goed bij de bedrijfscultuur passen

Beste Eduard,

Hartelijk dank voor je interesse in de functie van Salesmanager bij Bedrijf XYZ. We waarderen het dat je de tijd hebt genomen om langs te komen op ons kantoor voor het gesprek met ons team.

We hebben besloten om op dit moment verder te gaan met een kandidaat die meer ervaring heeft in een leidinggevende functie. We waren echter wel onder de indruk van je achtergrond en kennis van de sector en hebben het idee dat je goed bij onze bedrijfscultuur past.

In de komende weken plaatsen we een aantal vacatures voor salesposities en we hopen dat je overweegt opnieuw te solliciteren. Zo niet, dan wensen we je het allerbeste in je verdere carrière.

Bedankt!
Janneke Schoten
Sales Director

Voorbeeld van een afwijzingsmail voor sollicitanten die niet goed bij de bedrijfscultuur passen

Beste Eduard,

Hartelijk dank voor je interesse in de functie van Salesmanager bij Bedrijf XYZ. We waarderen het dat je de tijd hebt genomen om langs te komen op ons kantoor voor een gesprek met ons team.

Hoewel we onder de indruk waren van je vaardigheden, hebben we ervoor gekozen verder te gaan met een kandidaat die meer ervaring heeft in een leidinggevende functie.

We bedanken je nogmaals voor je tijd en wensen je het allerbeste in je verdere carrière.

Met vriendelijke groet,
Janneke Schoten,
Sales Director

Een afwijzingsmail is niet vereist, maar zorgt er wel voor dat sollicitanten zich niet blijven afvragen hoe het ervoor staat en dat je bedrijf zijn positieve reputatie behoudt. Door een template te maken, stel je sollicitanten sneller en eenvoudiger op de hoogte van een afwijzing.

* Decipher/FocusVision in opdracht van Indeed