1. Schep directe en duidelijke verwachtingen
Zorg ervoor dat alle medewerkers precies weten wat er van ze wordt verwacht. Laat bijvoorbeeld weten hoe vaak je wil dat ze contact met je opnemen, of je wil dat ze even iets laten horen voordat ze hun werkdag afsluiten en of ze hun tijd moeten bijhouden. Hoewel sommige leiders dagelijkse updates van elk teamlid verwachten, zijn anderen tevreden met een wekelijks contactmoment. Als jij je team laat weten wat je verwacht, staan alle neuzen in dezelfde richting.
2. Leg je communicatiestrategie vast
Naast dat je elk teamlid afzonderlijk laat weten wat je verwachtingen zijn, is het ook belangrijk om je communicatieproces vast te leggen zodat medewerkers dit kunnen raadplegen. Beschrijf bijvoorbeeld voor welk soort vragen of problemen een persoonlijk gesprek of videogesprek nodig is in plaats van een snel bericht of een e-mail. Geef ook details over timing en reactievermogen, bijvoorbeeld hoe snel je tijdens werkuren een reactie op een e-mail verwacht.
3. Maak zo vaak mogelijk contact
Het is essentieel dat je de tijd neemt om minimaal één keer per dag direct contact op te nemen met de medewerkers, ongeacht of dat via e-mail, chatbericht, telefoongesprek of videochat gebeurt. Hoe langer je wacht met contact opnemen met deze medewerkers, hoe meer ze zich buitengesloten voelen en hoe minder ze zich betrokken voelen bij hun werk. Dat kan weer leiden tot slechte prestaties en personeelsverloop. Consistente interactie met alle teamleden, of ze nu op afstand werken of niet, zorgt ervoor dat ze zich betrokken en gewaardeerd voelen.
4. Plan regelmatige teamvergaderingen
Het maakt niet uit of je team gedeeltelijk of volledig op afstand werkt. Het is essentieel dat je regelmatig groepsbijeenkomsten en live virtuele bijeenkomsten plant om een gevoel van samenwerking te bevorderen en ervoor te zorgen dat medewerkers zich met elkaar verbonden voelen. Dankzij deze bijeenkomsten kunnen medewerkers elkaar leren kennen, relaties opbouwen, meer geneigd zijn om samen te werken en regelmatig met elkaar te communiceren.
Daarnaast bieden teambijeenkomsten thuiswerkers de kans om hun ideeën bij te dragen en miscommunicatie over projecten en verwachtingen de wereld uit te helpen.
5. Wees transparant
Medewerkers beschouwen leidinggevenden vaak als een voorbeeld voor hoe ze zich moeten gedragen in werksituaties. Als jij open en eerlijk bent, zijn je medewerkers dat waarschijnlijk ook. Als je ervoor zorgt dat transparantie deel uitmaakt van je teamcultuur, kan je eenvoudiger een vertrouwensband opbouwen met alle medewerkers. Je kan ervoor zorgen dat ze bij jou aankloppen als ze vragen of opmerkingen hebben en dat ze weten dat jij dat ook zal doen.
Zorg ervoor dat de transparantie gelijk is voor alle teamleden. Als je bijvoorbeeld een nieuwtje hebt, zorg er dan voor dat je dit aan alle teamleden tegelijkertijd vertelt. Zo hebben thuiswerkers niet het gevoel dat ze weer als laatste horen wat er op kantoor gebeurt, of dat je met opzet informatie achterhoudt.
6. Bouw een goede relatie op met elk teamlid
Neem altijd de tijd om thuiswerkers op dezelfde manier te leren kennen als je teamleden die op kantoor werken. Denk hierbij aan hobby’s, interesses en carrière-ambities.
Je voelt misschien de druk om je tijdens een telefoongesprek of videochat te richten op werk, maar neem ook altijd een paar minuten de tijd om over koetjes en kalfjes te praten. Doe dit aan het begin of eind van het gesprek, net zoals je zou doen bij een gesprek waar de persoon daadwerkelijk tegenover je zit. Vraag bijvoorbeeld naar het weekend van een medewerker, praat over familie of vraag naar de plannen voor een aanstaande vakantie. Zo voelt de medewerker zich meer op zijn gemak bij jou en meer betrokken bij het werk.
7. Gebruik technologie om over geografische drempels te stappen
De technologie die je bedrijf gebruikt om werken op afstand mogelijk te maken, kan ook worden ingezet om een community op te bouwen. Gebruik tools voor meer persoonlijke interacties en zorg voor ruimtes, zoals afzonderlijke chatkanalen of onlinefora, waar medewerkers niet-werkgerelateerde onderwerpen kunnen bespreken tijdens pauzes en waar ze relaties kunnen opbouwen.
Het is ook slim om alles wat je doet voor de medewerkers op de werkplek, ook te doen voor de medewerkers op afstand. Als er bijvoorbeeld een traditie is dat op kantoor ‘Lang zal ze leven’ wordt gezongen voor medewerkers, zorg er dan voor dat dit ook wordt gedaan voor de thuiswerkers, door het hele team bij elkaar te roepen voor een videogesprek.
8. Plan tijd voor regelmatige persoonlijke gesprekken,
Als je het druk hebt, is het heel gemakkelijk om ogenschijnlijk minder belangrijke persoonlijke gesprekken te annuleren of uit te stellen. Deze bijeenkomsten zijn echter essentieel voor het effectief managen van medewerkers op afstand. De reden daarvoor is dat thuiswerkers vaak de kleine updates en ad-hocvergaderingen gedurende de dag missen en mogelijk niet zo up-to-date zijn als medewerkers op kantoor.
Doe je best om elke week of elke twee weken op hetzelfde tijdstip persoonlijke gesprekken te voeren en geef elke medewerker minimaal een half uur onverdeelde aandacht zodat deze vragen kan stellen, opmerkingen kan maken of ideeën kan delen.
9. Sluit thuiswerkers niet buiten
Wanneer medewerkers samen in een kantooromgeving werken, worden gesprekken vanzelf gestart. Zogenaamde ‘gesprekken bij de koffieautomaat’ kunnen leiden tot essentiële gesprekken waarin een van je teamleden belangrijke informatie deelt. Stel je thuiswerkers zo snel mogelijk op de hoogte wanneer deze gesprekken zich ontwikkelen.
Het is essentieel dat je medewerkers op afstand nooit buiten belangrijke discussies over bedrijfsdoelen, visies en plannen houdt. Als je dat wel doet, gaan ze zich mogelijk buitengesloten en ondergewaardeerd voelen.
10. Geen micromanagement
Werken op afstand is voor een deel zo aantrekkelijk voor medewerkers dankzij de zelfstandigheid. Wanneer je niet naast je medewerkers zit, is het echter gemakkelijk te concluderen dat ze niet aan het werken zijn of zich niet houden aan de taken die je hebt gegeven. Dit kan snel omslaan in gedrag dat hoort bij micromanagement, waarbij leidinggevenden hun medewerkers op afstand overspoelen met berichten en voortdurend vragen om een stand van zaken.
Het micromanagen van thuiswerkers kan echter stressvol zijn voor beide partijen en medewerkers het gevoel geven dat je ze niet vertrouwt. Richt je daarom op resultaten en doelen in plaats van op werkstijl. Zolang de medewerker het werk goed en op tijd gedaan krijgt, is de werkstijl niet relevant.
Daarnaast is het ook belangrijk dat medewerkers geen misbruik maken van hun zelfstandigheid en tijd gaan verspillen of hun werklast negeren. Bij sommige medewerkers ontbreekt het aan de discipline om op afstand te werken. Het is uitermate belangrijk dat je dit gedrag herkent voordat het een negatieve invloed heeft op de teamproductiviteit.
11. Zorg voor een ‘open deur’-beleid
Thuiswerkers kunnen het gevoel hebben dat ze je storen als ze buiten geplande vergadertijden contact met je opnemen, vooral als ze zich in een andere tijdzone bevinden. Creëer daarom een ‘open deur’-beleid, waarbij medewerkers op afstand en op kantoor altijd contact met je kunnen opnemen.
En onthoud het volgende: medewerkers op kantoor kunnen zien of je in een vergadering zit, uit lunchen bent of om een andere reden niet op kantoor bent, maar thuiswerkers kunnen dit onmogelijk weten. Als je niet beschikbaar bent wanneer een thuiswerker probeert om contact met je op te nemen, zorg er dan voor dat je zo snel mogelijk reageert.
Als je het niet gewend bent om mensen op afstand te leiden, krijg je mogelijk te maken met een leercurve. Wanneer je deze elf tips opvolgt, kan je echter een efficiënt systeem opzetten, een goede communicatie mogelijk maken en ervoor zorgen dat alle medewerkers zo succesvol mogelijk zijn.
