Bereid alle feedback voorafgaand aan het gesprek voor
Begin niet onvoorbereid aan een functioneringsgesprek en vul het functioneringsgespreksformulier ook niet tijdens het gesprek in. Neem voor het gesprek rustig de tijd om na te denken en feedback te verzamelen. Gebruik het formulier vervolgens als leidraad voor het gesprek. Als je van tevoren al weet wat je gaat zeggen, dwaal je minder snel af en mis je geen belangrijke punten.
Houd opmerkingen helder en beknopt
Wees direct en transparant bij het beoordelen van medewerkers. Als je dat niet doet, creëer je misschien onduidelijkheid over de doelstellingen of ontstaan er misvattingen over je verwachtingen. De beste manier om helder te communiceren, is door zo specifiek mogelijk te zijn. Als je een medewerker bijvoorbeeld een lage score geeft voor tijdmanagement, is het een goed idee om voorbeelden te noemen van gemiste deadlines of gevallen waarin teamleden zijn of haar werk moesten doen.
Hetzelfde geldt voor het stellen van doelen. Noem voor elk doel een tijdskader en leg uit hoe je de resultaten meet, zodat medewerkers precies weten hoe je bepaalt of ze hun taken goed hebben uitgevoerd.
Geef medewerkers een kopie van het ingevulde functioneringsgespreksformulier
Veel medewerkers hopen tijdens een functioneringsgesprek te horen te krijgen dat ze meer gaan verdienen of kans maken op promotie, maar de meesten hechten ook belang aan eerlijke feedback over hun professionele prestaties. Geef medewerkers een kopie van het ingevulde functioneringsgespreksformulier, of in ieder geval een deel ervan, zodat ze het formulier later nog eens kunnen bekijken en doelgericht aan de slag kunnen met de door jou voorgestelde verbeterpunten.
Stimuleer interactie tijdens het functioneringsgesprek
Zorg ervoor dat je niet alleen een lijstje met verbeterpunten aanreikt, maar ga een open gesprek aan. Geef medewerkers ook de kans om hun eigen prestaties te beoordelen. Vraag ze naar hun sterke punten, grootste uitdagingen en wat ze van plan zijn te verbeteren in de komende maand, het komende kwartaal of het komende jaar.
Als medewerkers stil en terughoudend zijn, kan je ze aansporen door bijvoorbeeld de volgende vragen te stellen:
- Op welk succes uit de afgelopen periode ben je het trotst?
- Op welk vlak heb je volgens jou de meeste vooruitgang geboekt sinds het vorige gesprek?
- Waarin vind je zelf dat je nog het meest moet verbeteren?
- Hoe kan ik je helpen bij het bereiken van je doelen?
Eindig het gesprek met een toekomstgerichte blik
Het bespreken van negatieve onderwerpen, zoals zakelijke missers of punten waarop de medewerker slecht scoort, is ongemakkelijk voor zowel de leidinggevende als de medewerker. Toch moet dit nu eenmaal gebeuren. Nadat je deze onderwerpen hebt besproken, is het tijd om vooruit te kijken, nieuwe doelen te stellen en verbeteringsplannen te bespreken. Laat medewerkers weten dat je ze steunt, dat je wil dat ze slagen en dat ze altijd bij je terecht kunnen om over uitdagingen en zorgen te praten.
Als je het gesprek toekomstgericht en positief eindigt, is de kans groter dat de medewerker je kantoor gemotiveerd en hoopvol verlaat in plaats van bekritiseerd en ontmoedigd.
Houd meerdere functioneringsgesprekken per jaar
Veel werkgevers voeren één keer per jaar functioneringsgesprekken. Dit is vaak het moment waarop promoties of loonsverhogingen ter sprake komen. Het is echter waardevol om wekelijks, maandelijks of elk kwartaal een informeel functioneringsgesprek te plannen, voor zowel de medewerker als de werkgever. Als je dit soort gesprekken vaker voert, komt er minder druk te liggen op het jaarlijkse functioneringsgesprek, raken medewerkers eraan gewend om hun prestaties en uitdagingen te bespreken en wordt het ontvangen van feedback minder intimiderend.
Daarnaast is het slim om verbeterpunten onmiddellijk te bespreken als medewerkers een fout maken, zodat ze hun gedrag direct kunnen aanpassen. Zo voorkom je dat ze dezelfde fout keer op keer blijven maken totdat het tijd is voor het officiële functioneringsgesprek.
In een succesvol functioneringsgesprek wordt directe kritiek gecombineerd met lof en erkenning, en stel je uitdagende maar haalbare doelen om medewerkers te helpen groeien. Het kan lastig zijn om hier een balans in te vinden, maar met directe en eerlijke feedback (zowel positieve als negatieve) stimuleer je actie en inspireer je teamleden om zichzelf te verbeteren. Volg deze tips om open gesprekken aan te gaan met medewerkers, mensen te helpen succes te behalen in hun carrière en de prestaties te verbeteren binnen je hele team of bedrijf.
