Begin met onboarden voordat de nieuwe medewerker start met werken
Om ervoor te zorgen dat de overgang zo vlot mogelijk verloopt voor je nieuwe medewerker en zijn of haar team, is het van belang dat je het onboardingproces minstens een week voor de startdatum van de nieuwe medewerker laat beginnen. Werk samen met de IT-afdeling, het facilitair managementteam en eventuele andere relevante personeelsleden om ervoor te zorgen dat de werkplek van de nieuwe medewerker startklaar is. Denk bijvoorbeeld aan inloggegevens voor systemen of software die de nieuwe medewerker nodig heeft om de werkzaamheden te kunnen uitvoeren. Hierdoor verloopt de eerste dag soepel en maak je een positieve eerste indruk.
Als nieuwe medewerkers niet achter wachtwoorden hoeven aan te zitten of op apparatuur voor hun werkplek hoeven te wachten, kunnen ze meteen aan hun training beginnen.
Vier de aankomst van de nieuwe medewerker
Je onboardingproces moet stappen bevatten die ervoor zorgen dat je nieuwe medewerker zich welkom voelt. Hier zijn een aantal dingen die je kan doen om nieuwe medewerkers tijdens hun eerste paar dagen bij het bedrijf welkom te heten:
- Kondig de komst van de medewerker aan: of je dit nu doet in een e-mail of tijdens een bedrijfsvergadering of allebei, van belang is dat jij je nieuwe medewerker publiekelijk erkent. Dit laat de nieuwe medewerker niet alleen weten dat je blij bent met zijn of haar komst, maar het wijst anderen er tevens op dat er een nieuw teamlid bij komt. Hierdoor zijn zij eerder geneigd om het nieuwe teamlid persoonlijk welkom te heten.
- Organiseer een lunch met het hele team: het is een goed idee als de directe manager van de nieuwe medewerker een lunch met het hele team organiseert tijdens de eerste werkweek. Deze teambuildingervaring buiten het kantoor biedt de nieuwe medewerker de kans om zijn of haar nieuwe teamgenoten in een aangenamere, meer ontspannen setting te leren kennen.
- Kleed de werkplek aan met reclamemateriaal van het bedrijf: verzamel vóór de komst van de nieuwe medewerker een T-shirt, pennen, kantoorbenodigdheden en andere spullen met het bedrijfslogo erop. Dankzij deze kleine welkomstgeschenken voelt je nieuwe medewerker zich van begin af aan gewaardeerd en ondersteund.
Houd een voorlichtingssessie voor de nieuwe medewerker
De meeste bedrijven gebruiken deze voorlichtingssessie om papierwerk af te handelen, het medewerkershandboek te bespreken en laatste vragen over vergoedingen en secundaire arbeidsvoorwaarden te beantwoorden. Hoewel het van belang is dat de hr-afdeling het papierwerk van de nieuwe medewerker zo spoedig mogelijk afhandelt, biedt deze voorlichtingssessie daarnaast een kans om je onboardingproces te verbeteren.
Plan niet alleen tijd in voor het ondertekenen van juridisch papierwerk, maar ook voor een bezoek van een manager, zodat deze je nieuwe medewerker welkom kan heten en vragen kan beantwoorden. Deze voorlichtingssessie is een uitstekend moment om de bedrijfsgeschiedenis te bespreken en de bedrijfscultuur te leren kennen. Als medewerkers tijdens hun eerste week kennis opdoen over de bedrijfsachtergrond en -cultuur, zullen ze zich meer betrokken voelen bij het team.
Mocht je dit nog niet hebben gedaan, dan is dit een goed moment om je nieuwe medewerker een rondleiding en plattegrond van het gebouw te geven, zodat hij of zij de weg kan vinden. Ook kan je een organisatieschema geven, zodat je medewerker leert begrijpen hoe de afzonderlijke teams en afdelingen met elkaar samenwerken.
Beginnen er meerdere nieuwe medewerkers in dezelfde week? Overweeg dan om van de voorlichtingssessie een groepsactiviteit te maken. Dit is een stuk efficiënter voor het hr- en rekruteringsteam. Daarnaast krijgen de nieuwe medewerkers een kans om al vroeg in het proces een band met elkaar op te bouwen, zodat ze tijdens hun beginperiode al een paar mensen kennen.
Koppel iedere medewerker aan een begeleider
Wijs aan iedere nieuwe medewerker een mentor uit hun afdeling toe. Het liefst iemand met een soortgelijke functie, zodat de nieuwe medewerker iemand heeft die hij of zij onbevangen in vertrouwen kan nemen en vragen kan stellen. Deze persoon zal het eerste aanspreekpunt worden, tips delen over de uitoefening van het werk, de medewerker voorstellen aan mensen met wie hij of zij vaak in contact gaat komen en hem of haar doen wennen aan de nieuwe omgeving.
Hoewel een medewerker tijdens de eerste paar weken in feite bij de nieuwe manager terecht zou moeten kunnen met eventuele vragen of bezorgdheden, kan een collega die als mentor optreedt en hem of haar wegwijs maakt, in deze beginfase onzekerheden wegnemen. Daarnaast kan een toegewezen begeleider het zelfvertrouwen van de nieuwe medewerker opkrikken en belangrijke kennis doorgeven.
Zet een systeem op voor onmiddellijke en regelmatige feedback
Wacht niet te lang met feedback vragen aan de medewerker. De beste manier om te kijken wat er aan het onboardingproces voor medewerkers kan worden verbeterd, is het programma meteen laten beoordelen zodra de medewerker de training heeft doorlopen. Vraag de nieuwe medewerker naar de activiteiten tijdens de eerste dagen maar ook naar algemenere ervaringen en vraag of er volgens hem of haar stappen in het proces ontbreken.
Meestal verloopt de leercurve bij een nieuwe job zodanig dat het een paar weken of maanden duurt voordat een medewerker het gevoel heeft alles onder de knie te hebben. Ondanks hun training krijgen medewerkers tijdens hun eerste jaar hoogstwaarschijnlijk nog met vragen of onbekende uitdagingen te maken.
